Office Manager H/F - Asys

Asys, éditeur français de logiciels RH depuis 30 ans, développe deux solutions de gestion des temps et activités (GTA) - Chronos pour les grandes entreprises et So'Horsys pour les PME et collectivités - utilisées par plus de 1,5 million d'utilisateurs pour fiabiliser la paie, planifier efficacement leurs ressources et répondre aux enjeux réglementaires.

Notre mission est de libérer les équipes RH, managers et collaborateurs des tâches administratives et chronophages, pour qu'ils puissent se concentrer sur leur coeur de métier.

1500 entreprises font confiance à nos solutions, qui s'adaptent avec précision à leurs enjeux métiers et réglementaires grâce à un paramétrage personnalisé.

Asys compte aujourd'hui 200 collaborateurs basés principalement à Nantes et Lyon, et nos logiciels équipent des entreprises comme Saint Gobain, MGEN, Bridgestone, Futuroscope, l'APHP, les HCL, CHU de Montpellier , Ville de Rueil Malmaison, Banque de France, France TV, 3 brasseurs, Transavia, Servier...

Asys utilise également les technologies issues de l'intelligence artificielle pour la création de plannings optimisés sous contraintes.

Notre entreprise est labellisée par Choose My Company :

- HappyIndex At Work 2025
- TechAtWork 2025 : label qui concerne les entreprises où les collaborateurs Tech sont les plus heureux
- Et We Impact 2025 : label qui met en avant nos pratiques sociales et environnementales

Asys, c'est aussi une équipe passionnée, engagée et fière de ses valeurs humaines. Découvrez notre culture d'entreprise en vidéo : https://youtu.be/djaivz\_TafsSous la supervision de la Responsable Financière et en lien direct avec la Direction Générale, vous jouerez un rôle clé dans la vie administrative, logistique et organisationnelle d'Asys.

Votre mission : faire en sorte que tout roule, au bureau comme dans les grands rendez-vous !

Vos responsabilités seront variées et stimulantes :

Gestion administrative et logistique

- Gérer les frais de déplacement, les notes de frais et la flotte de véhicules dans notre logique de démarche RSE
- Piloter la logistique des bureaux de Lyon et Nantes : fournitures, prestataires, abonnements, réception de colis... et faire en sorte que nos collaborateurs se sentent bien dans nos bureaux
- Aider à l'organisation administrative et logistique des évènements
- Mettre en place et fluidifier des process internes pour plus d'efficacité
- Gérer nos relations avec nos prestataires

Gestion des fournisseurs et suivi budgétaire

- Négocier, suivre et optimiser les contrats fournisseurs
- Analyser les indicateurs de performance logistique et veiller à la maîtrise des coûts
- Collaborer avec la comptabilité pour le suivi des charges liées à ces contrats

Rôle clé auprès de la Direction

- Accompagner la Direction Générale dans l'organisation complète de réunions, séminaires, déplacements et événements internes de A à Z : choix des prestataires et animation, logistique, invitations, coordination, suivi
- Gérer l'agenda et les priorités, assurer la préparation et le suivi des dossiers de direction
- Rédiger et diffuser des comptes rendus et supports de réunion clairs et efficaces
- Participer à des projets transverses avec les fonctions RH, Finance ou Communication interne

Engagement RSE

- Contribuer aux actions RSE : bilan carbone, partenariats éco-responsables, amélioration continue
- Être un relais actif du comité RSE dans la vie quotidienne de l'entreprise

- Bac +2/3 en Gestion, Assistanat, ou équivalent
- Au moins 2 ans d'expérience (hors stage/alternance) sur un poste d'Office Manager, d'Assistant(e) de direction ou similaire
- Vous faites preuve d'organisation, de proactivité, de rigueur et de discrétion. Autonome et polyvalent(e), vous appréciez de gérer plusieurs missions en parallèle.
- Vous possédez un excellent sens du relationnel, une communication claire à l'écrit comme à l'oral, ainsi qu'un fort sens du service et de la diplomatie.
- Vous aimez quand les choses sont bien cadrées... mais dans une ambiance conviviale !
- Un intérêt pour la RSE et les initiatives durables est un vrai plus