Assistant de Direction Delegation Departementale de l'Oise H/F - ARS

Les Agences Régionales de Santé (ARS) sont en charge de décliner les orientations nationales définies par le Ministère de la Santé dans la stratégie nationale de santé et ce à l échelon régional, tout en tenant compte des spécificités de celui-ci.
Elles veillent ainsi au respect de la réglementation et accompagnent les partenaires et structures de terrain (Etablissements de santé, structure et service médico-sociaux, acteurs de la prévention ) en contact des usagersMISSION 1 : assister le Directeur de la délégation départementale et assurer le partage et la diffusion de l'information en interne

L'assistant(e) assure l'accueil au sein de la DD, et la gestion de l'agenda du Directeur de la délégation départementale : accueil téléphonique et physique, prise de rendez-vous, organisation et préparation de réunions et préparation des fonds de dossiers, préparation des visites et déplacements.
Il suit les dossiers sensibles, assure le lien avec le Cabinet du DG et fait l'interface avec les responsables de pôles de proximité des Directions « métiers » de la DD
Il assure un contact de premier niveau avec les interlocuteurs de la DD ou leurs collaborateurs
Il gère la boîte mail « DT60 », assure une première lecture et hiérarchise l'information. Organise et coordonne les réponses, manipule des données confidentielles
Il assure l'assistance du Directeur de la délégation départementale (gestion des congés, états de frais)
Il veille au bon déroulement des cérémonies officielles, notamment au respect du protocole, en lien avec la Direction des affaires générales.
En tant que de besoin, il apporte son concours à l'organisation des déplacements et visites dans le département du Directeur Général.
Il contribue avec l'adjointe du Directeur de la DD aux fonctions de veille et d'alerte sur les sujets d'actualité d'ordre politique, général ou intéressant plusieurs domaines de compétence de l'ARS du département.
Il assure le partage d'information entre les Directions départementales et contribue, par la tenue à jour d'outils partagés, à la bonne circulation de l'information au sein de la Direction générale et avec les Directions « métiers ».
De façon générale, il assure le secrétariat de la Direction (Directeur délégation départementale, adjointe, chargée de mission) : diffusion des courriers, suivi des réponses aux affaires signalées, respect des échéances.

MISSION 2 : assister le Directeur de la DD dans sa mission de responsable de site

L'assistant(e) du Directeur de la délégation départementale assure le recueil de 1er niveau des demandes et observations.
Il diffuse le courrier qui arrive à la DD aux différents services concernés.
Il est l'interlocuteur de 1er niveau de la Direction du pilotage interne.
Il apporte son soutien logistique pour la diffusion d'information (affichage RH et communication interne.), est polyvalent (en tant que de besoin) sur les missions de ressources logistiques de la DD (courrier, fournitures.),

MISSION 3 : assister le Directeur de la DD et son adjointe dans leur mission de coordination de l'animation territoriale et de l'action des directions « métiers » de l'Agence sur des sujets transversaux

Dans le cadre du suivi de la mise en oeuvre territorialisée du Programme Régional de Santé (PRS), il assure la tenue à jour des tableaux de bord ou outils de suivi des contrats territoriaux ou locaux de santé, des volets santé des contrats de ville notamment (actualisation, relance, respect des échéances.).
Dans l'optique de meilleure coordination territoriale, l'assistant(e) du Directeur organise les réunions transversales périodiques avec les Directions « métiers » (convocation, compte rendu, suivi des sujets.)

MISSION 4 : contribuer au bon fonctionnement de la démocratie sanitaire au niveau local

L'assistant(e) du Directeur assure le secrétariat du Conseil Territorial de Santé (convocation, recueil des contributions, respect des échéances, réalisation et diffusion des comptes rendus de bureau et des réunions plénières.).
Il tient à jour les décisions de composition des instances de démocratie sanitaire locale.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.