Assistant de Direction - Juridique H/F - Picard Avocats

Vos missions seront les suivantes :

1. Accueil physique des clients et des candidats (stage, collaboration) ;

2. En matière de contentieux et de suivi des procédures judiciaires :

- Ouverture des nouveaux dossiers et suivi des affectations aux collaborateurs
- Formalités de constitution auprès des confrères et des juridictions
- Recherche d'avocats postulants
- Classement et préparation des pièces
- Communication des actes de procédure (mail, courrier)
- Dossiers de plaidoirie : anticipation des dossiers à préparer, impression et envoi (à partager / déléguer)
- Gestion des déplacements (train / hôtel) et refacturation des frais aux clients
- Exécution des jugements : suivi des notifications, calcul des intérêts, échanges avec les huissiers et suivi des procédures en cours
- Classement des dossiers et archivage numérique et papier
- Rédaction et coordination des lettres aux commissaires aux comptes de nos clients

3. Administration et secrétariat général :

- Gestion du courrier entrant et sortant
- Préparation des propositions d'intervention et conventions d'honoraire
- Mise en forme de documents
- Paiement des factures
- Gestion de la relève de la toque au palais de justice
- Suivi des stocks et commandes des fournitures
- Gestion des prestataires (entretien, service informatique...)
- Aide à la préparation des arrivées
- Mise à jour des coordonnées clients

4. Aide à la préparation des évènements/congrès auxquels le cabinet participe (réservation, commande des goodies...) et organisation des moments conviviaux du cabinet (week-end ski annuel, restaurant/repas de Noël, pot d'arrivée ou de départ...)

Ce que vous ne ferez pas : le standard téléphonique, qui est géré par un secrétariat à distance (vous ne serez donc pas interrompu(e) toutes les 5 minutes par des appels à transférer aux membres du cabinet). Promis, vous n'aurez pas non plus à prendre en note la dictée d'un avocat, préparer son café allongé et sans sucre ou aller faire ses courses personnelles.

Votre recrutement intervient dans le cadre du remplacement de notre assistante qui part vers de nouvelles aventures.

Vous occupez un rôle central et exercez vos fonctions en lien avec les avocats du cabinet, mais avec de l'autonomie. Vous pourrez être amené(e) à encadrer un(e) alternant(e) ou un(e) secrétaire à temps partiel si l'activité nécessite d'ouvrir un poste. Nous recherchons donc une personne assez expérimentée.

Ce poste exige donc de cocher (toutes) les cases suivantes :

- Un vrai sens de la communication et de l'organisation
- D'excellentes qualités rédactionnelles
- Une maîtrise du pack office (outlook, word, powerpoint - excel est un plus)
- Une grande rigueur, des capacités d'adaptation et de la positivité au quotidien :)
- De l'expérience professionnelle en secrétariat, assistance de direction ou juridique

Concernant les + appréciés :

- Expérience en cabinet d'avocats
- Formation type ENADEP, assistant de direction ou office manager
- Maîtrise de Canva (page de présentation, newsletter...) et/ou notions d'utilisation de wordpress (pour nous aider à mettre à jour notre site)

Conditions de travail, rémunération et avantages :

Nous sommes une petite équipe et attachons une importance particulière à la qualité de vie au travail (locaux sympas et bureau confortable, café / thé à volonté, moments conviviaux, ronronthérapie pratiquée par Tokyo - enfin quand il veut...).

Mais parce que l'on ne travaille pas que pour le plaisir de retrouver ses collègues :

- Durée et horaires de travail : 39 heures (4h supplémentaires / semaine), du lundi au vendredi (9h-18h et 17h le vendredi, possibilité de convenir d'une certaine flexibilité)
- Rémunération à fixer selon profil et expérience : fourchette indicative entre 38K€ et 48K€ bruts annuels (convention collective : salariés des cabinets d'avocats)
- Avantages : forfait mobilités durables (actuellement 30 € nets par mois en plus du remboursement à 50 % du Navigo, ou 50 € nets par mois en l'absence de carte Navigo), carte tickets restaurant Swile (actuellement 12,10 € pris en charge à 60 % par le cabinet), activités sociales et culturelles (chèques-cadeaux, chèques-vacances...)

Composé de huit avocats (dont deux associés), d'un(e) assistant(e) (vous), de deux stagiaires (Master II ou élève-avocat) et d'un assistant félin (Tokyo), le cabinet intervient exclusivement en droit du travail. Nous accompagnons quotidiennement, en conseil comme en contentieux, une clientèle d'employeurs principalement composée d'associations et de fondations du secteur de l'économie sociale et solidaire (en français exclusivement).