Assistant aux Chefs du Spar H/F - Fonction publique de l'État

Vous effectuerez les tâches de secrétariat courantes: accueil téléphonique, dactylo, traitement du courrier, suivi des congés et des boites mail fonctionnelles, classement/archivage, gestion des fournitures, gestion des agendas des encadrants, réservation de salles et de véhicules de service, suivi des ordres de missions via CHORUS-DT, suivi et la mise à jour du site internet de l État.

Pour la direction du service les missions sont les suivantes:
Assistance pour le suivi des dossiers (techniques, administratifs et RH) auprès du chef de service et de l?adjoint au chef de service;
Pilotage des secrétaires d?unité pour la gestion du courrier;
Assister les architectes et paysagistes conseils de la DDT dans le cadre de leur mission de conseil (1 vacation de deux jours par mois), en interface avec les partenaires externes et les différents services de la DDT:
gestion des plannings et anticipation des rendez-vous à inscrire;
organisation des rencontres avec les partenaires extérieurs;
gestion et suivi des frais de mission;
assurer le versement de la subvention annuelle de fonctionnement de l agence d urbanisme;
participations aux réunions d encadrement et rédaction du compte-rendu (fréquence mensuelle).

Les missions dédiées au bureau prévention des risques sont:
enregistrement des demandes et le suivi des avis émis par le bureau sur un tableau ainsi que leur pré-enregistrement dans un système d information géographique
suivi en continu des arrêtés IAL
enregistrement et le suivi des études auxquelles dans le champ de compétence de l unité;

Il est attendu des compétences avancées en bureautique, dactylographie, et des connaissances basiques du fonctionnement de la DDT et du positionnement des principaux partenaires, des règles administratives ainsi qu'en matière de suivi budgétaire et de géomatique.

Compétences transversales:
capacité d initiative et dynamisme
disponibilité
sens d organisation
rigueur

Compétences relationnelles:
- dynamisme et disponibilité
- qualité d écoute
- discrétion, confidentialité, réserve

Modes d acquisition: la formation est possible dans le domaine de la géomatique (base de données géolocalisées).