Assistant de Direction H/F - Fonction publique de l'État

Gérer et coordonner le suivi des affaires de la DDTM auprès de la direction
Assister les directeurs dans l'organisation quotidienne de leur travail

- Organiser les CODIR (ordre du jour et compte-rendu) et les bilatérales avec le Préfet
- Assurer les relations et le montage des dossiers avec les services de la préfecture et avec les chefs de service dans le cadre des réunions avec le corps préfectoral
- Suivre les courriers réservés et signalés
- Coordonner la préparation des réunions à enjeux
- Organiser les agendas des directeurs, leurs déplacements, établir leurs ordres de mission
- Assurer l'accueil téléphonique de la direction
- Gérer et traiter les courriers départ et arrivée, classement, tri et ventilation dans les services
- Enregistrer et tenir à jour les plannings de congés de l'encadrement, des permanences
- Suivre le logiciel de gestion du temps des chefs de service
- Gérer la messagerie fonctionnelle de la direction
- Piloter et animer la fonction secrétariat au sein de la DDTM

Liaison hiérarchique:

Sous l'autorité de la directrice et de l'équipe de direction

- Compétences techniques:
Maîtriser les outils informatiques et les logiciels de bureautique, logiciel de gestion du temps de travail, CHORUS et l'agenda électronique
Posséder les qualités d'ordre, d'organisation, de méthode, de réactivité
Avoir une bonne connaissance et être capable d'intervenir sur toutes les missions de la DDTM

- Compétences transversales:
Capacité à prendre des initiatives, des décisions
Réactivité
Disponibilité

- Compétences relationnelles:
Sens du relationnel, écoute
Discrétion et retenue
Etre capable de travailler en équipe et en polyvalence avec la deuxième assistante de direction et avec l'ensemble des assistant(e)s des services de la DDTM

- Compétences requises sur le poste:
Missions de la DDTM
Missions des différents services
Implantations des sites de la DDTM avec leurs spécificités