Secrétaire de Direction H/F - Federation Nationale des Lieux de Vie et

Fiche de poste « secrétaire de direction » FNLV Octobre 2025
Missions principales :

1. Gestion administrative du centre de formation de la FNLV
- Organisation des formations :
o Inscription des participants : réception des demandes, vérification des prérequis, envoi des confirmations et conventions de formation.
o Suivi des dossiers financiers :
Montage et dépôt des demandes de financement (OPCO, FAF, autres organismes financeurs).
Suivi des accords de prise en charge et relances si nécessaire.
Facturation des formations (particuliers, structures, OPCO) et suivi des règlements.
o Logistique pédagogique :
Réservation des salles, matériel, et supports de formation.
Envoi des convocations et des programmes détaillés aux participants.
Gestion des enquêtes de satisfaction (création, diffusion, compilation des retours).
- Suivi post-formation :
o Émission des attestations de formation et certificats de réalisation.
o Archivage des dossiers (conventions, feuilles d'émargement, évaluations).
o Transmission des bilans financiers et pédagogiques aux financeurs (OPCO, etc.).
- Relation avec les formateurs :
o Gestion des contrats et des plannings des intervenants externes.
o Suivi des notes de frais et paiements associés.

2. Gestion administrative et logistique de la FNLV
- Accueil et standard téléphonique :
Assurer une permanence téléphonique réactive (réponses aux adhérents, LVA, porteurs de projets, partenaires).
Orienter les demandes vers les interlocuteurs appropriés (bureau, directeur général, etc.).
- Gestion de la boîte mail :
Traitement des demandes d'informations (adhésions, documents, renseignements généraux).
Classement et archivage des échanges.
- Suivi des adhésions :
Relance des cotisations manquantes (envois automatisés ou personnalisés).
Mise à jour du fichier adhérents (coordonnées, statuts de paiement).
Envoi des justificatifs de paiement et accusés de réception.
Liaison avec les présidents de région pour les remises de chèques ou virements.
3. Comptabilité courante (sous supervision du trésorier) :
- Vérification quotidienne des mouvements bancaires (relevés, alertes).
- Saisie des écritures comptables basiques (factures fournisseurs, adhésions).
- Préparation des paiements (factures, notes de frais) pour validation.
- Classement des documents comptables.
4. Communication interne et outils :
- Site web :
Mise en ligne des documents validés (PV de CA, bulletins Vivre Avec, annonces).
Gestion des accès (renvoi des codes perdus, création de comptes adhérents).
- Diffusion du bulletin Vivre Avec :
Mise en forme finale (à partir des contenus fournis par le directeur général).
Envoi aux adhérents (mailing, impression si besoin).
- Réseaux sociaux :
Publication régulière de contenus (actualités FNLV, événements, relais d'infos).
Modération des messages et interactions basiques.

Compétences requises :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, réseaux sociaux).
- Rigueur, organisation et réactivité.
- Aisance relationnelle (téléphone, mail).
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Connaissance appréciée du secteur associatif ou de la protection de l'enfance.

Emploi à mi-temps (avec annualisation des heures) pour un salaire brut de 1300 euros/ mois. Probable évolution vers un temps plein à l'avenir.

Experience: 36 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).