Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Ynovans

Vous rejoignez une société de biotechnologie créée en 2003 dont le chiffre d'affaires affiche une croissance moyenne de 20 à 50% par an. ProteoGenix commercialise des produits et services dans le domaine des biotechnologies à destination de laboratoires de recherche privés et publics.

Description du poste :

Vous êtes une personne dynamique et rigoureuse, avec un véritable goût pour l'organisation et le service ? Vous appréciez le travail en équipe et aimez relever des défis variés au quotidien ? Ce poste d'Assistant(e) Administratif(ve) et Comptable chez ProteoGenix est fait pour vous !

En intégrant notre équipe, vous serez un acteur clé dans la gestion administrative de notre entreprise en pleine expansion. Vous contribuerez activement au bon fonctionnement de notre service Administration, aux côtés d'une équipe engagée de 4 personnes, et sous la supervision de la Responsable Administrative et Financière.

Polyvalence et organisation seront vos meilleurs alliés pour naviguer entre les différentes missions, tout en veillant à la qualité et à la fluidité de nos processus internes.

Nous recherchons une personne proactive, capable de gérer les priorités et de maintenir une communication fluide au sein de l'équipe et avec nos partenaires internationaux.

Rejoindre ProteoGenix, c'est intégrer une entreprise innovante, où chaque journée apporte de nouveaux apprentissages et où votre implication fait la différence ! Nous avons hâte de découvrir votre talent et de vous voir contribuer à notre succès !

Vos tâches :

- Contrôle et Saisie des factures fournisseurs
- Relances des factures impayées et suivi du contentieux
- Gestion des documents demandés par les clients ou fournisseurs (fiches fournisseurs, informations bancaires, etc.)
- Vérification des coordonnées bancaires fournisseurs
- Assistanat de direction ponctuel (réservation de transport, documents administratifs, ouverture de contrats.)
- Missions administratives ponctuelles (fichier CIR, cut-off, mise à jour de la data)
SMQ (Système de Management de la Qualité) :
- Enregistrement des dysfonctionnements
- Gestion et suivi des actions correctives ou préventives liées aux dysfonctionnements
Back-up du chargé d'accueil :
- Enregistrement des commandes
- Gestion du standard téléphonique
- Gestion des boîtes mails génériques
- Envoi des factures clients
Back-up de l'assistant comptable :
- Gestion des boîtes mails comptables
- Suivi des comptes clients et fournisseurs
- Suivi des données bancaires et lettrage

Vous évoluerez dans un environnement international et devrez être capable d'assurer un accueil téléphonique en anglais et échanger avec nos partenaires internationaux.

Formation demandée :

Formation en Bac +2 minimum avec expérience en comptabilité, assistanat ou administration.
Première expérience réussie sur un poste similaire souhaitée.

Compétences requises :

- Niveau d'anglais correct exigé (écrit et oral)
- Organisation, rigueur, autonomie
- Bonne maîtrise de l'outil informatique (Pack Office et logiciels de gestion commerciale (Odoo, Everwin, Hubspot)
- Bon relationnel
- Esprit d'équipe

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.