Assistant d'Exploitation H/F - Clim Services

Intitulé du poste : Assistant(e) d'exploitation
Statut : ETAM - 39 heures hebdomadaires
Type de contrat : CDI
Rémunération : entre 1 900 € et 2 100 € net mensuel (selon profil et expérience)
Convention collective : IDCC 1412 - Entreprises d'installation sans fabrication (CVC, thermique, frigorifique et connexes)
Rattachement hiérarchique : Responsable administrative / Direction / Chargés d'affaires
Horaires de travail :
- Du lundi au jeudi : 9h00 - 18h00
- Le vendredi : 9h00 - 17h00
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Mission principale
Assurer le suivi administratif, technique et financier des chantiers et contrats de maintenance, sous la supervision de la Responsable administrative et en appui aux chargés d'affaires.
L'assistant(e) d'exploitation veille à la bonne gestion quotidienne de l'activité, à la circulation des informations et à la conformité des documents administratifs et réglementaires.
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Missions détaillées
1. Gestion administrative et technique des chantiers
1. Préparer, constituer et suivre les dossiers d'appels d'offres (DCE, pièces administratives, dépôt dématérialisé).
2. Assurer la mise à jour et le classement des documents techniques et administratifs (plans, DOE, PV, contrats).
3. Suivre les autorisations, attestations, assurances et documents de sous-traitance.
4. Tenir à jour les plannings d'équipes et les interventions hebdomadaires.
5. Gérer la logistique administrative : commandes, livraisons, documents de chantier.
2. Suivi financier et comptable
6. Établir les devis et bons de commande selon les demandes des chargés d'affaires.
7. Préparer et suivre la facturation clients, fournisseurs et sous-traitants.
8. Gérer les relances et le suivi des paiements.
9. Tenir à jour les tableaux de bord de suivi d'affaires et de marges.
10. Participer au suivi du Décompte Général Définitif (DGD) et des retenues de garantie (RG).
3. Appui RH et coordination interne
11. Tenir à jour les plannings hebdomadaires du personnel chantier.
12. Transmettre les éléments variables de paie à la Responsable administrative.
13. Organiser les visites médicales, formations obligatoires et habilitations.
14. Participer à la préparation des réunions internes (ComEx, suivi de projets).
15. Assurer l'accueil téléphonique et la gestion du courrier.
4. Clôture et suivi après-travaux
16. Assurer le suivi des levées de réserves et la constitution des DOE.
17. Archiver les dossiers clos et mettre à jour les bases de données.
18. Participer à la rédaction des bilans et rapports de fin de chantier.
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Compétences requises
- Organisation : rigueur, méthode, sens des priorités.
- Administration : maîtrise du suivi administratif et documentaire.
- Comptabilité / gestion : notions de facturation, suivi budgétaire et tableaux de bord.
- Outils informatiques : Pack Office, ERP ou logiciel de gestion de chantier, plateformes de dématérialisation.
- Communication : bonne expression écrite et orale, diplomatie et sens du service.
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Profil recherché
- Formation : Bac à Bac +2 (type BTS Assistant(e) de gestion, Assistant(e) PME-PMI ou équivalent).
- Expérience : tous profils bienvenus, y compris les candidats seniors.
- Qualités personnelles : autonomie, discrétion, sens de l'organisation, capacité à travailler en équipe.

Experience: 12 Mois

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Concevoir un devis ou un projet de contrat,Définir les plannings et congés de ses équipes,Développer et fidéliser la relation client,Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects,Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts,Gérer la communication interne et externe,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réaliser la gestion administrative des contrats,Relayer de l'information

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Travaux d'installation d'équipements thermiques et de climatisation

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.