Assistant - Assistante de Direction des Services à la Population H/F - Cc Ardeche des Sources et Volcans

La Communauté de Communes Ardèche des Sources et Volcans regroupe 16 communes et compte 9 963 habitants (chiffres 2025). Elle exerce au sein du pôle « Service à la population » la compétence « petite enfance » et assure la gestion directe du service Enfance/Jeunesse, de la crèche intercommunale de Lalevade, des micro-crèches de Jaujac et Thueyts (construites en 2024) et du relais petite enfance.
Ce pôle gère également l'action sociale (France services, Coup de pouce) et le sport.
Missions :
Sous l'autorité de la responsable du pôle « services à la population », l'agent exercera la fonction du secrétariat général du pôle service à la population. Il sera en charge du suivi administratif et comptable des services et contribuera à la qualité de l'accueil et de la gestion des dossiers.
Responsabilités :
Garant de la production d'actes administratifs fiables et règlementaires
Archivage et classement des documents
Etablissement de rapports et compte rendu divers
Synthèse sous forme de tableaux de données diverses
Accueil physique ou téléphonique du public ou du personnel
Rédiger les documents administratifs
Gérer et participer à la mise en oeuvre de l'action de la collectivité dans les domaines des services à la population
Suivi des réclamations et demandes des usagers concernant ce même service
Participer et gérer les équipements immobiliers du service
Gestion du courrier et élaboration des réponses
Suivi des contrats de prestation
Facturation et suivi des recettes des services
Suivi et gestion des commandes du service
Gestion de la comptabilité en lien avec le service financier :
- Suivi des bons de commande, engagements et pointage des factures
- Saisie des factures de fonctionnement
- Etablissement des mandats et des titres en lien avec le budget
- Elaboration et suivi des budgets par services (Service de gestion comptable et CAF)
Assurer les fonctions d'accueil, aussi bien téléphonique que physique, en second plan pour la CDC, principalement pour le service jeunesse
Gestion des régies (encaissement, facturation, impayés.)
Suivi financier des actions spécifiques
Participation à l'organisation d'évènements et actions collectives
Assister la Directrice du pôle
Communication :
Etablir des comptes rendus d'évènements ou des articles promotionnels sur des événements à venir.
Assurer une veille transversale des activités des différents service en vue de la réalisation d'articles réutilisables lors de l'élaboration des bulletins.
Connaissances
Techniques de recherche documentaire
Maitrise des règles administratives
Maitrise de l'outil bureautique et des différents logiciels
Connaissance du logiciel « Berger Levrault » appréciée

Savoir-faire
Accueil physique et téléphonique du public
Prise en compte des demandes et des réclamations
Respect des délais
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Planification et suivi

Savoir être et attitudes requises
Avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
Être capable de gérer des dossiers très variés ;
Avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
Disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics) ;
Aptitude à travailler en équipe, motivation, discrétion.

Lieu de travail :
CDC à Thueyts
Déplacements au sein de la CDC dans les différentes structures liées au pôle de service.
Moyens mis à disposition :
Matériel informatique
Documentations
Contraintes
Délais à respecter
Accueil téléphonique et public

Horaires de travail
Du lundi au vendredi de 8h à 18h (Possibilité de travail sur 4 jours)
(travail le samedi possible pour des évènementiels)

Poste à temps complet 35h annualisées

Expérience souhaitée : 6 mois.

Rémunération Indicative de 1850€ à 2000€ brut mensuel suivant expérience + primes

Experience: 6 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Collecter et analyser des données, des informations,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.