Agent d'Accueil - Commune de Muzillac H/F - Fonction publique Territoriale

La Ville de Muzillac, 5 181 habitants, ville centre d'une communauté de communes de 28 200 habitants, composée d'environ 100 agents, recherche un agent d'accueil.
Sous la responsabilité de la responsable du service accueil, l'agent a pour mission principale d'accueillir, orienter, renseigner le public, de gérer les demandes de la population et d'orienter les appels téléphoniques et les courriers électroniques vers les différents services.

Missions principales :

* Accueillir, orienter, renseigner le public, gérer les demandes de la population
* Recevoir, filtrer, orienter les appels téléphoniques et les courriers électroniques vers les différents services
* Gérer le courrier : enregistrement et transmission dans les services, affranchissement
* Gérer l'agenda du maire et élus, gérer et organiser les rendez-vous
* Remise des clés donnant accès aux bâtiments communaux : enregistrer les entrées et sorties des clés, garantir les retours
* Opérations funéraires : délivrance des autorisations de fermeture, permis d'inhumer, rendez-vous de police (vacation funéraire)
* Divers : délivrance des autorisations administratives telles que recensement militaire, attestation d'accueil, légalisation de signatures
* Gestion des passeports et cartes d'identité : prise de rendez-vous, saisie, transmission et suivi des dossiers, remises des titres et déclaration de perte
* Etat-civil : enregistrement des déclarations de naissances / reconnaissances / PACS / décès, délivrances des documents et exécution des formalités liées aux actes, mise à jour des registres (inscription des mentions marginales)
* Registre des arrêtés du Maire : garantir la bonne tenue et la conservation des registres, numéroter, enregistrer, imprimer, faire signer et transmettre les arrêtés
* Gestion des dossiers de mariage, PACS et parrainage civil : accueil et renseignement des usagers, enregistrement des dossiers, mise à jour de l'agenda et préparation de la salle.

Missions secondaires en l'absence des autres agents du service :
* Gestion du cimetière : accueil et renseignement des familles/des opérateurs sur l'emplacement et/ou la délivrance des concessions.
* Secrétariat des séances du conseil municipal (préparation des séances, envoi des convocations sous la responsabilité de la DGS)

Autres missions :
Réquisition possible à tout moment pour assurer la continuité du service public.

Exigences du poste :
Travail tous les samedis matin

- Compétences requises :
* Savoir-faire/technicité/expérience :
1) Maîtrise de l'outil informatique et grande capacité à s'approprier des logiciels spécifiques,
2) Maîtrise du standard téléphonique,
3) Accueillir le public avec amabilité (représente l'image de la collectivité),
4) S'exprimer clairement et reformuler les demandes,
5) Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
6) Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous.

* Savoir-être : Gérer les situations de stress, gérer la demande et son degré d'urgence, bon relationnel, grande discrétion et devoir de réserve, rigueur, aptitude à travailler en équipe, qualités relationnelles, sens du service public