Adjointe du Service Population - Commune de l'Isle sur la Sorgue H/F - Fonction publique Territoriale

Missions principales :
- Animer et piloter, en lien avec le responsable de service, le service population
- Assurer, en lien avec le responsable de service, la gestion administrative et RH du service population
- Assurer l'interim du responsable de service en cas de besoin
- Assurer les missions d'officier de l'état civil délégué
- Assurer le pilotage et/ou l'instruction, en lien avec le responsable de service, des dossiers du service, notamment dans le domaine des élections
- Accueillir et renseigner les usagers (état-civil, élections, affaires diverses)

Relations fonctionnelles et externes :
- Relations avec les services municipaux de la ville
- Relations directes avec les usagers
- Relation avec la préfecture de Vaucluse
- Relation avec les collectivités

Activités principales :
Adjoint au responsable :
- Gestion administrative et RH du service (planning, congés, etc)
- Supervision et pilotage des agents du service (titres sécurisés, état civil, recensement, élections, accueil du public)

Officier d'état civil délégué :
- Préparer les dossiers mariages, auditionner les couples
- Recevoir les déclarations et dresser les actes d'état-civil
- Tenir les registres de l'état-civil
- Informer les usagers sur la réglementation en matière d'état-civil
- Délivrer les actes à la demande des usagers

Elections :
- Recevoir et instruire les demandes d'inscription sur les listes électorales
- Organiser les élections

Affaires diverses :
- Recevoir les demandes d'attestation d'accueil
- Légaliser les signatures
- Réceptionner les inscriptions au recensement militaire

Activités occasionnelles :
- Instruire des titres sécurisés
- Suivi des affaires agricoles (déclaration de perte de récoltes, ...)
- Aide ponctuelle au recensement de la population (janvier février)
- Aide ponctuelle au service accueil
- Aide ponctuelle sur des affaires diverses liées au service

Savoir :
- Connaissances générales relatives à l'état-civil (IGREC)
- Connaissances générales relatives aux élections
- Connaissances réglementaires sur la nationalité, la législation funéraire,
- Connaissances du code civil, du code électoral,
- Maîtrise des procédures administratives et de contrôle des actes,
- Connaissances réglementaires sur le fonctionnement d'une collectivité territoriale
- Utilisation de logiciels métiers (état-civil, élections, recensement citoyen...)

Savoir-faire :
- Instruction d'une demande (comprendre la demande, contrôler et apprécier les pièces justificatives, statuer sur la demande)
- Capacités rédactionnelles
- Gestion et pilotage d'une équipe
- Maitrise de l'outil informatique (word, excel...)
- Travail en équipe

Savoir être :
- Sens du service public
- Autonomie
- Rigueur et sens de l'organisation
- Règle de comportement social et de bienséance, tenue adaptée
- Aisance relationnelle
- Discrétion
- Adaptabilité, disponibilité
- Respecter la confidentialité
- Neutralité
- Esprit d'initiative et sens des responsabilités