Adjoint - Adjointe au Chef du Pôle Enregistrement H/F - Premier Ministre

Le-la titulaire du poste dirige le pôle responsable de l'enregistrement du courrier.

Il-elle exerce le management direct du pôle (10 agents), qui est en charge de l'enregistrement et la qualification des courriers adressés au Premier ministre, aux ministres délégués et aux secrétaires d'Etat rattachés.

Il-elle conçoit des procédures adaptées de traitement des flux de courriers entrants, et en supervise la mise en oeuvre. Il-elle organise la veille du courrier sensible ou urgent, et sait s'adapter pour répondre aux demandes des Cabinets et aux pics d'activité.

Il-elle met en oeuvre des outils et indicateurs de pilotage et de suivi de l'activité de son pôle et du service. Il participera à la mise en place de nouveaux outils informatiques de traitement du courrier (IA) et assurera la conduite du changement au niveau de son pôle.

Il-elle produit, en liaison avec les autres pôles du service, la note de synthèse mensuelle et, selon l'actualité, des notes de veille ou d'alerte à destination du Chef de Cabinet.

Connaissances :

Excellentes connaissances de l'organisation administrative et du fonctionnement des services de l'Etat

Maîtrise des enjeux politiques et législatifs

Maîtrise des outils bureautiques (pack office)

MAGEC : logiciel de gestion électronique du courrier (à acquérir)

Connaissance souhaitable en matière de communication politique

Savoir-faire :

Maîtrise dans l'application de directives et de procédures
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Capacités managériales avérées

Aptitude à gérer les urgences, à hiérarchiser les priorités et à rendre compte avec discernement.

Capacité à accompagner les agents dans la montée en compétence et à diffuser les bonnes pratiques.

Savoir-être :

Très grande rigueur

Sens de l'organisation et esprit de synthèse

Sens de la pédagogie

Sens des responsabilités

Discrétion

Réactivité

Polyvalence