Adjoint Administratif Pôle Formation Disp Bordeaux 1Er Janvier H/F - Direction Interregionale des Services Pe

Placée sous l'autorité de la cheffe de l'Unité recrutement, formation & qualifications (URFQ, l'assistant administratif contribue à la mise en oeuvre opérationnelle de la politique de formation de la DISP, en assurant la gestion administrative, logistique et budgétaire des actions de formation, en lien avec les agents, les encadrants, les prestataires et les partenaires institutionnels.

Vos activités principale :

1. Organisation logistique des formations :
Planification des sessions de formation en lien avec les besoins des services
Réservation des salles, matériel, restauration, hébergement
Communiquer et diffuser le programme de formation en interdirectionnel Convocation des agents et suivi des inscriptions

2. Gestion administrative :
Saisie et mise à jour des formations dans le logiciel de gestion (SIRH Harmonie)
Création d'ordre de mission, attestations de présence, feuilles d'émargement, évaluation de la formation
Suivi des conventions et des factures avec les prestataires Procéder à l'archivage des pièces administratives
Assurer la transmission de l'état d'avancement des inscriptions aux différents organisateurs de formation

3 Suivi budgétaire :
- Engagement des dépenses liées à la formation
- Suivi des crédits alloués et des consommations en lien avec la chefferie de l'unité
4. Appui au pilotage de la formation :
- Contribution aux bilans quantitatifs et qualitatifs Réalisation d'enquêtes

Autres activités :
Participer de manière ponctuelle aux activités transverses des pôles recrutement/formation de l'URFQ
Soutien logistique promotion des métiers

Organisation de travail :
Les horaires sont conformes à la charte des temps et aux plages fixes (10h-12h / 14h-16h) et variables.
Horaires d'ouverture du service : 8h00-17hOO
Télétravail possible en fonction des nécessités de service
Restauration :
Salle de pause / Service de livraison à domicile Accessibilité en transport / Parking :
Pas de parking. Transport en commun / Label employeur « Pro vélo » niveau argent

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Contrôler la conformité des données,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Justice

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.