Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative H/F - Opej Baron Edmond de Rothschild

Implanté à Sarcelles (95) depuis 2011, le SAFEJ (Service d'Accueil Familial Éducatif de Jour) est un dispositif de protection de l'enfance, de prévention au placement et/ou de soutien à la parentalité. Il propose quotidiennement un accompagnement familial et un suivi éducatif auprès d'enfants de 2 à 18 ans et de leurs parents. Le service accueille des familles rencontrant des difficultés éducatives, psychologiques et/ou sociales.
Service : Accueil de jour familles/enfants
Rattachement hiérarchique : Directeur / Responsable de service
Statut : Employé administratif
Type de contrat : CDI
Lieu de travail : Sarcelles - Val d'Oise
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1. Finalité du poste
Assurer le bon fonctionnement administratif du service d'accueil de jour, garantir l'accueil et l'orientation des familles, et contribuer à la coordination entre les différents professionnels et partenaires.
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2. Missions principales
A. Accueil et orientation du public
- Accueillir, informer et orienter les familles et les enfants se présentant sur le site (en présentiel, par téléphone ou par mail).
- Créer une atmosphère bienveillante et respectueuse, adaptée à des publics parfois en difficulté sociale et/ou émotionnelle.
- Identifier les besoins urgents et orienter vers les professionnels compétents au sein de l'équipe (éducateurs, psychologues, travailleurs sociaux.).
- Assurer la confidentialité et la discrétion professionnelle.
B. Gestion administrative du service
- Tenir à jour les dossiers administratifs des familles (création, suivi, archivage).
- Saisir et mettre à jour les bases de données internes (Pack Office, Google Drive, logiciel web de gestion de dossier unique de l'usager).
- Participation aux réunions de synthèse et d'équipe éducative, rédaction des comptes-rendus.
- Rédiger des courriers, comptes rendus, convocations et notes administratives.
- Participer à la mise à jour des documents d'accueil (Règlement intérieur, livret d'accueil, affichage).
C. Appui logistique et communication interne
- Préparer les supports (Bilan annuel, rapport d'activité.).
- Assurer la diffusion interne des informations.
- Participer à l'organisation d'événements du service (Journées portes ouvertes, ateliers parents-enfants, réunions d'information.).
D. Suivi budgétaire et gestion courante
- Aider au suivi des dépenses (Commandes de fournitures, répertorier les factures).
- Assurer le lien avec le service comptable ou la direction pour les validations administratives.
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3. Compétences requises
Savoirs :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels internes).
- Avoir des notions sur la protection de l'enfance et le secret professionnel.
Savoir-faire :
- Accueillir avec bienveillance des publics vulnérables.
- Gérer plusieurs tâches simultanément.
- Organiser efficacement les flux administratifs et la circulation d'informations.
- Communiquer clairement à l'oral et à l'écrit.
Savoir-être :
- Empathie, patience et sens du service public.
- Rigueur, discrétion, respect de la confidentialité.
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.
- Adaptabilité face à des situations parfois imprévues.
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4. Formation et expérience
- Niveau requis : BEP Métiers du secrétariat, Bac pro secrétaire ou équivalent, BTS ou DUT.
- Expérience souhaitée.
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5. Conditions d'exercice
- Horaires : 35h hebdomadaire, du lundi au vendredi selon les horaires d'ouverture du service.
- Salaire : Rémunération selon la Convention collective du 15 mars 66, prime Laforcade (Ségur), primes annuelles, tickets restaurant, attributions sociales CSE.
- Congés : 25 jours de congés payés, 9 jours de congés trimestriels + jours d'ancienneté.
- Lieu de travail : Accueil physique sur site.

Experience: 24 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Définir des besoins en approvisionnement,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autre accueil ou accompagnement sans hébergement d'enfants et d'adolescents

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.