Assistant Administratif H/F - Conseil Départemental de la Vendée

Vous accompagnez, sous ses directives, le responsable de la Mission Vendée Santé dans l'ensemble de ses missions. A ce titre, vous lui apportez une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers. L'exercice de ces missions implique du travail en transversalité avec les secrétariats et les cadres du Pôle Solidarités et Famille,l'ensemble des directions du Pôle, et globalement de la collectivité. Vous travaillez également en partenariat avec d'autres collectivités et instances extérieures, ainsi qu'avecles partenaires institutionnels et les professionnels de santé.

Vous assurez :

1. Le suivi administratif de la Mission Vendée Santé :

- Gestion du secrétariat : traitement du courrier, accueil téléphonique, organisation de réunion, gestion des agendas, classement et archivage.
- Gestion et suivi des plannings des équipes de soins (médecins généralistes, infirmières IPA et ASALEE, internes, externes, assistantes médicales, secrétaires médicales).
- Gestion du Conseil d'exploitation de la Mission Vendée Santé.
- Participation aux réunions, rédaction des comptes rendus et relevés de décision.
- Mise en forme des courriers, notes, rapports et délibérations à destination de l'assemblée départementale et de la commission permanente ; suivi du circuit de validation.
- Suivi des données d'activité, mise à jour de base de données et divers outils de suivi de l'activité ; participation à l'élaboration du rapport d'activités et mise en forme de ce dernier.
- Gestion et suivi des commandes (matériel médical, produits pharmaceutiques, fournitures de bureau, consommables informatiques...).
- Gestion logistique des Centres Vendée Santé et suivi de l'entretien des véhicules.

2. Le suivi du personnel de la Mission Vendée santé en lien avec la Direction des Ressources de la Transversalité et de l`Evaluation et la Direction des Ressources Humaines :

- Elaboration des contrats CDOM, des plannings de congés et des ordres de mission
- Suivi des demandes de stages et organisation de l'accueil des internes stagiaires
- Suivi des demandes de formation

- Assistance administrative ponctuelle, sur site, aux secrétaires médicales des Centres Vendée Santé.
- Suppléance du gestionnaire administratif et financier en cas d'absence et lors des congés notamment.

- Titulaire d'un diplôme en secrétariat, assistanat de direction.
- Expérience significative sur un poste similaire appréciée.
- Connaissance des collectivités territoriales, de leur fonctionnement et de la comptabilité publique.
- Connaissance des acteurs locaux dans le domaine de la santé et de l'organisation des soins.
- Parfaite maîtrise des techniques de secrétariat, des outils bureautiques (Pack Office) ainsi que des nouvelles technologies de l'information et de la communication. La connaissance d'outils métiers serait un atout (Poséidon, Astre GF, Astre GFD).
- Permis B exigé.

- Rigueur et réactivité
- Sens de l'organisation et esprit d'initiative
- Qualités relationnelles, sens du travail en équipe et en transversalité
- Forte aptitude rédactionnelle
- Discrétion professionnelle
- Autonomie et disponibilité