Assistant Chargé de Partenariat et Évènementiel - Isthia H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

1/ Suivi des partenaires :

- Assurer l'interface avec les partenaires en lien avec toutes les activités de l'ISTHIA : organisation logistique, suivi des plannings, rédaction des comptes rendus
- Préparer et suivre les parapheurs pour signature
Constituer et mettre à jour les bases de données et les outils de suivi des partenaires
- Prospecter et gérer la taxe d'apprentissage : mailing-publipostage vers les entreprises versant ou susceptible de verser.
- Stage : préparer et envoyer les courriers de remerciement/sollicitation
- Alternance : gérer les fiches d'émargement étudiants, assister les responsables de formation en fonction de leurs demandes
- Être l'interlocuteur/rice de l'association étudiante Team Forum : encourager/suivre les actions
- A la demande des enseignants, assurer l'accueil des partenaires/vacataires enseignants
- Organiser les déplacements et coordonner l'accueil des partenaires internationaux : réaliser les plannings, s'assurer des accès, répondre aux demandes

2/ Gestion des événements :

- Organiser les manifestations de l'ISTHIA (AsiaEuro conférence, International Mobility Project, journées professionnelles, rentrée des étudiants, alternance dating) : élaborer les plannings et tableaux de bord, suivre les budgets, définir et organiser la logistique, gérer les fournisseurs
- Apporter une aide logistique sur certains évènements (conférences, management game) : gérer les fournisseurs, assurer le relais avec les étudiants
- Assurer l'organisation matérielle et logistique des réunions et conseils d'institut : réservation de salles ou d'amphi, préparation et duplication des dossiers, réservation des repas, disposition/rangement des salles, assurer le relais auprès des équipes
- Coordonner pour l'ISTHIA les évènements UT2J (salon étudiant, Infosup, JPO) : relayer les informations, mobiliser les étudiants et les enseignants.

3/ Assistance administrative :

- Pour toutes les activités de l'ISTHIA (relations internationales, formation initiale et continue, soutien à la recherche), assurer une assistance auprès de la direction : rédiger les mails, courriers et comptes-rendus de réunions, apporter son soutien administratif à des projets transversaux (ex : réception et tri des bourses internationales), suivre les calendriers

Savoirs :

- Règlementation relative à la scolarité dans l'enseignement supérieur
- Modes de fonctionnement et organisation des administrations publiques et de l'enseignement supérieur
- Droit des examens et concours
- Techniques de communication et de documentation
- Techniques d'élaboration de documents

Savoirs faire :

- Concevoir et mettre en place des outils de suivi des tableaux de bord
- Planifier et respecter les délais
- Rendre compte
- Maîtriser parfaitement la communication écrite, l'écriture journalistique, l'expression écrite en français, l'orthographe et les règles typographiques de la langue française
- Maîtriser les techniques de gestion administrative, financière et d'ingénierie de projet

Afficher la suite
Savoirs être :

- Sens de l'accueil, de l'écoute et du contact
- Sens de l'organisation et de la hiérarchisation des tâches
- Rigueur et fiabilité
- Discrétion
- Autonomie
- Sens relationnel

Conditions de diplômes:BAC à Bac +2

Expérience souhaitée: 1 an minimum sur des missions similaires