Secretaire Assistant Protection Maternelle et Infantile - Conseil Departemental de la Savoie H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité du Chef de service, le/la secrétaire assistant(e) est chargé(e) de :

* Procéder au recueil et au traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Maison sociale du Département (MSD) pour le service Protection Maternelle et Infantile (PMI)
* Assurer le secrétariat du service PMI en lien avec la Médecin chef de service, les médecins et les puéricultrices
* Assurer la gestion administrative des dossiers, conformément aux procédures et modalités définies par l'encadrement
* Garantir un accueil physique et téléphonique de premier niveau, en orientant le public et les visiteurs selon les besoins identifiés

Secrétariat :
* Réaliser le traitement administratif de l'ensemble des courriers, notes ou dossiers du service
* Assurer le secrétariat du Médecin chef de service PMI et des puéricultrices, et se positionner en qualité d'interlocuteur privilégié des partenaires
* Assurer le suivi documentaire (papier et/ou numérique), et réaliser le tri, le classement et l'archivage des dossiers médico-sociaux
* Prendre en charge la réception, le tri, la distribution et l'affranchissement des courriers entrants et sortants

Gestion administrative :
* Réaliser l'interface entre les interlocuteurs dans le suivi administratif quotidien du dossier
* Rechercher les informations juridiques ou techniques nécessaires au traitement d'un dossier
* Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein de la MSD
* Assurer la mise à jour des tableaux de bord et outils de pilotage (recueil des données, tenue de statistiques, bilan d'activité...)
* Gérer et organiser les agendas de l'équipe PMI
* Assurer le suivi du calendrier et l'organisation de la logistique des réunions du service de PMI

Accueil et fonctionnement du site :
* Assurer un premier niveau de réponse aux appels téléphoniques et l'orientation des interlocuteurs selon leur demande
* Assurer l'accueil physique du public, des professionnels et des partenaires
* Contribuer à la continuité des services en participant à l'accueil mutualisé de la MSD (permanences partagées)
* Veiller à la circulation de l'information relatives à la PMI auprès des partenaires et des professionnels des services de la MSD

Responsabilités particulières de la fonction :
* Participer à la continuité de service au sein du service PMI et de la Maison sociale, notamment pour l'accueil des usagers et des partenaires
* Apporter en tant que de besoin, un appui ponctuel de secrétariat auprès du service Personnes âgées et personnes handicapées

Vous maîtrisez les normes rédactionnelles et les outils bureautiques. Les techniques d'accueil et de secrétariat vous sont familières.

Disponible, adaptable, doté d'une aisance relationnelle, vous avez des capacités d'écoute et de travail en équipe.

Vous connaissez les procédures administratives internes et inter-institutionnelles

Le domaine médico-social et législation sociale ne vous sont pas inconnues.

Vous possédez le permis de conduire de catégorie B