Assistant·e Service des Sports - CDD H/F - EDHEC Business School - Campus de Lille

Vous effectuerez les missions suivantes sous l'autorité et dans le cadre des instructions données par votre Responsable hiérarchique à savoir le Responsable des Sports ou de toute autre personne qui pourrait lui être substituée par décision de la Direction Générale.

1. Accueil et relation avec les publics :

- Accueillir les étudiants, coachs et membres du personnel (en français et en anglais),
- Répondre aux questions et requêtes relatives au Service des Sports,
- Gérer les demandes spécifiques :
- Coachs : questions logistiques liées aux compétitions, facturation
- Personnel : inscriptions aux contrats sports, accès aux infrastructures, etc.

2. Utilisation et gestion des outils informatiques :

- Gestion des différentes boîtes mails Outlook et de Teams
- Suivi du calendrier annuel des évènements sportifs : diffusion d'informations, communication avec les étudiants, coordination avec le PC Sécurité de l'école selon les évènements.
- Gestion de la plateforme des Sports (Deciplus)
- Gérer les inscriptions des membres
- Suivre les plannings étudiants et staff
- Organiser les compétitions, entraînements et cours loisirs
- Gérer la partie administrative du logiciel et faire le lien avec les coachs via l'application
- MyEdhec : envoi des communications liées aux activités sportives
- MySportU :
- Validation des licences et création des équipes en compétition
- Transmission des licences et communications aux équipes
- Envoi des tableaux excel de suivi (annulations, absences...)
- Vertical Expense :
- Gérer les remboursements de frais (étudiants et coachs)
- Vérifier et valider les notes de frais liées aux déplacements (repas, hébergement, transport).

3. Facturation et gestion financière :

- Effectuer les paiements pour :
- L'achat de matériel sportif et fournitures
- Les prestations des coachs
- Les inscriptions aux compétitions
- Les frais de déplacement et les locations externes
- Utilisation du logiciel Progidoc pour la vérification des factures et le suivi des codes budgets.

4. Suivi et coordination :

- Suivi des fichiers Excel partagés avec les coachs
- Mise à jour les inventaires de matériel
- Gestion de la logistique des déplacements
- Assurer le suivi global de toutes les démarches du service des Sports

Formation type et/ou expérience requise :

- Bac +2 minimum en Assistanat de direction, Gestion ou Administration
- 3 ans d'expérience dans des fonctions similaires
- Une expérience en Ecole serait un plus

Savoir-faire requis :

- Anglais professionnel obligatoire (oral et écrit)
- Bonne maîtrise des outils informatiques en général

Savoir-être requis :

- Réactivité, rigueur et polyvalence
- Capacité à travailler en équipe mais aussi de manière autonome
- Bonne gestion du stress et des priorités
- Bonne adaptation à un environnement multitâche.