Secrétaire d'Accueil H/F - Unirh93

Rattaché(e) au pôle administratif du service Cap Emploi d'UNIRH 93, vous contribuez au bon fonctionnement de l'Association et à la qualité du service rendu aux bénéficiaires et partenaires.

Véritable relais entre les équipes internes, les bénéficiaires de notre offre de service, vous assurez la gestion administrative et logistique des sites, tout en garantissant une communication fluide et efficace entre les différents interlocuteurs. Vous apportez un soutien technique aux chargés de mission et aux managers.

Votre rôle s'articule autour de trois volets principaux :

1. Accueillir
- Assurer la gestion des appels entrants : identifier les demandes et orienter les interlocuteurs vers les bons contacts internes / Garantir un accueil téléphonique professionnel
- Transmettre les messages et informations aux équipes concernées dans les meilleurs délais.
- Participer à la diffusion d'informations pratiques (horaires, procédures, documents, etc.) auprès des publics et partenaires.

2. Garantir un appui administratif
- Traiter le courrier entrant et sortant (enregistrement, numérisation, suivi)
- Assurer la saisie et la mise à jour des données
- Appui administratif aux équipes et aux managers (reprographie, envois d'e-mails, relecture Mise en page de courriers.)
- Travaux de classement et d'archivage, destruction documentaire.
- Participer à la logistique des réunions et des informations collectives (convocations, suivi des présences, reporting.).
- Centraliser, transmettre les courriers/documents au service comptabilité et RH

3. Intervenir sur la logistique des sites
- Gérer les réservations de salles et les besoins matériels du site.
- Réception et traitement des livraisons
- Suivre les commandes et les stocks de fournitures de bureau.
- Veiller à la bonne tenue des espaces communs et à la coordination avec les prestataires.

Profil recherché :

- Formation : Titulaire d'un Bac à Bac +2 en secrétariat, assistanat ou gestion administrative (type BTS SAM, GPME ou équivalent).
- Expérience : Une première expérience dans une fonction d'accueil et/ou d'assistanat administratif est souhaitée, idéalement dans le secteur associatif, public ou médico-social.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre aisance relationnelle. Vous appréciez le travail en équipe et savez gérer plusieurs demandes simultanément.

Avantages sociaux :
- Tickets restaurant, pris en charge à 60% par l'employeur.
- Télétravail un jour par semaine, sans condition d'ancienneté.
- Mutuelle prise en charge à 68,50% par l'employeur.
- RTT pour garantir un bon équilibre vie professionnelle/vie personnelle.
- Possibilité d'évolution interne

Experience: Débutant accepté

Compétences: Communication interpersonnelle,Logiciel de traitement de texte,Utilisation de logiciels de tableur,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les stocks de fournitures de bureau,Maintenir une communication claire et professionnelle,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Relayer de l'information,Surveiller les livraisons et les expéditions

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.