Assistant d'Organisation et de Coordination des Missions H/F - Pôle Emploi

Présentation de l'entreprise
CIDECO est une entreprise spécialisée dans l'inspection et le diagnostic des structures de génie civil : bâtiments et ouvrages d'art. Elle sécurise les édifices et établit des programmes de réhabilitation. En forte croissance, elle recrute un(e) collaborateur(rice) motivé(e) pour assister la personne chargée de planifier les missions et d'organiser les nombreux déplacements.

Pour postuler, merci de joindre impérativement une lettre de motivation.

Description du poste
Nous recrutons un(e) Assistant(e) administratif(ve) intervenant sur des missions de coordination. Support aux ingénieurs dans la préparation, la planification et la logistique des missions de diagnostic, incluant la gestion des clients, du matériel, des véhicules, et des plannings.

Vous travaillerez sous la responsabilité directe de la chargée de planification, et serez amené(e) à organiser certaines missions en autonomie.

Vos missions
Préparer les missions
- Contacter les clients pour fixer les rendez-vous, organiser la remise/restitution des clés ;
- Prendre des rendez-vous individuels avec les locataires lors d'intervention avec des bailleurs sociaux ;
- Aider à la préparation des plans de prévention et documents administratifs simples ;
- Relancer les clients pour compléter les dossiers (diagnostics amiante/plomb, plans...) ;
- Participer aux réunions de passation avec les ingénieurs.

Préparer les déplacements
- Suivre le matériel : récolter les besoins hebdomadaires, effectuer les locations et prévenir les locatiers de tous les retours, suivre l'inventaire ;
- Participer à la gestion des véhicules de service : récolter les besoins et répartir les véhicules, gérer les locations si nécessaire ou déterminer les horaires de trains à réserver ;
- Participer aux réservations d'hébergements : récolter les besoins hebdomadaires et choisir les hôtels adaptés.

Assurer la coordination des interventions
- Assurer la coordination terrain : équipes, localisation, accès aux bâtiments ;
- Assurer un suivi de bon déroulement des missions pendant les absences de la personne responsable de l'organisation ;
- Suivre les besoins en essais en laboratoires (interne ou externes).

Profil recherché
- Vous êtes avant tout intéressé par notre secteur d'activité

- Formation : Bac professionnel ou BTS en assistance technique ;
- Qualités organisationnelles et rédactionnelles ;
- À l'aise avec les outils bureautiques (principalement Excel, Word) ;
- Bon relationnel client et esprit d'équipe ;
- Sens de la coordination ;
- Autonomie, rigueur, réactivité, polyvalence, sens de l'initiative.

Experience: 2 An(s) - sur un poste équivalent

Compétences: Techniques d'organisation du travail,Proposer des améliorations pour optimiser les processus,Recueillir et analyser les besoins client

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Analyses, essais et inspections techniques

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.