Assistant de Direction H/F - Skayl

En qualité d'assistant de direction" vous facilitez le fonctionnement quotidien des activités internes de notre organisation à taille humaine, située au centre de la ville de Mulhouse. Vous garantissez la fluidité des échanges au sein de notre organisation.

Vous occupez un poste clef, en support opérationnel des managers et les équipes. Vous contribuez à la bonne organisation administrative, à la coordination entre services et à la gestion de la communication externe avec les familles, les locataires, les partenaires , porteurs de projets et les institutionnels.

Votre poste s'inscrit dans un environnement où la précision et la qualité d'exécution comptent. Vous travaillez en lien direct avec la directrice générale et les responsables de services afin d'assurer un suivi rigoureux des dossiers relevant des services généraux et relevant également du pôle formation. Vous gérez plusieurs sujets simultanément, en gardant toujours une attention particulière aux priorités et à la cohérence des informations.

Vos principales missions sont les suivantes :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et des interlocuteurs externes.
- Gérer la messagerie, les fiches de prise de contact et la diffusion des informations internes.
- Coordonner les actions administratives liées à la formation et au suivi des process de formation Qualiopi.
- Préparer et suivre les dossiers administratifs en appui des managers.
- Organiser les réunions, déplacements et agendas de direction.
- Participer à la communication de l'entreprise, notamment sur les réseaux sociaux.
- Contribuer à la mise à jour et à la qualité des supports internes.

Ce poste requiert rigueur, sens de l'organisation et capacité à anticiper les besoins pour faciliter le travail collectif.

Vous appréciez les environnements structurés où la précision et la méthode sont déterminantes.

De formation Bac +2 en assistanat de gestion, en assistanat de direction, ou en assistanat PME/PMI, vous disposez d'une expérience professionnelle réussie, sur un poste en assistanat administratif ou de coordination, idéalement au sein d'une PME , d'un service de formation ou d'une association.

Vous savez gérer plusieurs priorités sans perdre en efficacité. Vous avez une communication claire, écrite comme orale, et savez adapter votre ton à vos interlocuteurs internes et externes.

Les compétences attendues sont :

- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de messagerie.
- Bonne connaissance des pratiques administratives liées à la formation et à Qualiopi.
- Capacité à rédiger, relire et structurer des documents professionnels.
- Sens du service, discrétion et respect de la confidentialité des informations.
- Organisation rigoureuse et gestion des priorités dans un rythme soutenu.
- Capacité à collaborer efficacement avec les managers et les équipes.