Chargé de Gestion Administrative et Financière - Ccl H/F - Musée du Louvre

Les équipes du musée du Louvre (2300 agents environ) contribuent également à la programmation culturelle du Louvre Lens et du Louvre Abu Dhabi.
CONTEXTE
La Direction du soutien aux collections (DSCO) assure un soutien opérationnel aux départements de conservation en favorisant les partenariats internes et externes. Elle propose et met en oeuvre des politiques transversales de gestion des collections (acquisitions, récolement, conservation préventive, etc.) et des ressources documentaires (photographies, bases de données, bibliothèque, etc.).
Le Centre de conservation du Louvre (CCL) est rattaché à la direction du Soutien aux collections, en lien fonctionnel étroit avec les départements de conservation du musée, responsables des collections. Le bâtiment de 18 500 m², destiné à accueillir des oeuvres du musée du Louvre non présentées au public et à soutenir les opérations liées aux collections, a été inauguré en octobre 2019. Il est constitué d'espaces de réserves (9 600 m2), d'ateliers de restauration permettant la réalisation de chantiers de collections et d'intervention de nature diverses, et d'espaces d'étude des collections, réservés aux chercheurs. Depuis 2024, le CCL gère également un second site de 2 000 m², situé à Liévin, dit « Alouettes ». Le CCL accueille des professionnels et futurs professionnels du patrimoine pour des sessions de formation ou des journées d'étude.MISSION GENERALE
Sous la responsabilité de la cheffe du service administratif et financier, le le chargé de gestion administrative et financière (F/H) aura pour missions d'assurer l'exécution financière du budget de la structure et de veiller au bon accueil des usagers du site.

ACTIVITÉS

Gestion financière et comptable :

- Assurer la préparation des commandes en lien avec les trois services du CCL

- Enregistrer les engagements juridiques, marchés, conventions, services faits et traitement de l'ensemble des données dans le logiciel ELAP FINANCES

- Effectuer le suivi de l'exécution de la dépense en lien avec les prestataires et fournisseurs;

- Contribuer au respect des délais de traitement

- Tenir à jour les tableaux de bord financiers

- Appliquer les procédures d'immobilisations en lien avec la Direction financière, juridique et des moyens (DFJM)

- Être l'interlocuteur privilégié du service de l'exécution dans le suivi de l'exécution de la dépense

- Participer à la préparation du budget et au suivi des demandes budgétaires

- Participer aux opérations de clôture

- Contribuer au respect des procédures liées aux marchés publics

Gestion et organisation logistique de l'accueil des visiteurs:

- Accueillir les visiteurs internes/externes du CCL: accueil en gare avec le véhicule de service, orientation des utilisateurs et transmission des informations de premier niveau

- Prendre en charge l'organisation des missions lors des absences du chargé de gestion administrative - RH

- Assurer le suivi des commandes liées aux déplacements des utilisateurs (transport, repas, hébergement et maison d'hôtes)

- Contribuer à la réalisation des statistiques annuelles des missions CCL

- Préparer les dossiers de services faits en lien avec le service mission de la DFJM (coûts, ordres de mission, suivi du budget alloué)

- Aménager les salles de réunion, préparer les accueils des extérieurs (réception des commandes et livraison, accueils café).

Gestion documentaire:

- Gérer la bibliothèque du CCL en lien avec la documentaliste de la DSCO

- Réaliser les commandes d'ouvrage en fonction des besoins de la direction déléguée, suivant les arbitrages de la directrice déléguée

- Procéder au catalogage, en lien avec la documentaliste de la DSCO

- Réaliser les récolements du fonds

- Suivre les demandes de consultation et les prêts

- Assurer l'archivage et la communication interne de la documentation numérique du CCL

Gestion administrative:

- Gérer les besoins courants en fournitures de bureau et équipements divers en lien avec la sous-direction logistiques et assurer leur distribution;

Connaissances des procédures relatives aux finances et à la comptabilité publique (décret GBCP)

Connaissance des procédures relatives aux marchés publics

Compétences en archivage et en numérique

Capacités organisationnelles et d'anticipation, rigueur et réactivité

Aptitude à travailler en équipe et de restitution de l'information

Maîtrise des outils bureautiques standards, notamment Excel

Être titulaire du permis B obligatoire