Assistant de Direction Administratif Financier et Comptable H/F - Institut de Recherche pour le Développement (IRD)

Au sein du Pôle « Sciences », la mission Expertise & Consultation (MEC) assure le transfert actif du savoir vers les décideurs politiques et bailleurs de fonds du développement. Elle vise à augmenter l'impact des travaux de l'IRD et de ses partenaires auprès des décideurs et des acteurs du développement dans les pays dans lesquels il intervient. Cette mission, dirigée par un directeur coordonne trois types d'expertises : l'expertise scientifique collective de l'IRD (ESCI), l'expertise ou consultance institutionnelle, la consultance à titre individuelle.

La Direction des relations internationales et de l'Europe (DRIE), au sein du Pôle développement de l'IRD pilote le réseau des 34 représentations de l'IRD au Sud, développe en lien avec le pôle Science, des stratégies géographiques (Afrique, Asie, Outre-mer, Amérique latine), et contribue à leur mise en oeuvre. Cette direction met en oeuvre la stratégie européenne de l'IRD porte les actions de diplomatie scientifique et les relations avec les bailleurs internationaux et multilatéraux du développement. La Direction est composée de 3 services et du réseau des représentants: 20 agents au siège de l'IRD et 34 représentants et correspondants en expatriation.Sous l'autorité du Directeur MEC et de la Directrice DRIE, l'assistant administratif et de gestion opère et contribue aux activités de deux directions différentes. L'agent assure le relais et le suivi des demandes adressées par sa hiérarchie.

En particulier pour la MEC

- Accompagner les activités du directeur de la mission,
- Assurer l'instruction de dossiers spécifiques à la demande du directeur,
- Gérer les déplacements du directeur de la mission et son agenda,
- Suivre la gestion administrative et financière de la MEC (actes de gestion, bons de commandes, comptes fournisseur, suivi et clôture budgétaire, carte achat...),
- Anticiper et préparer toutes les réunions et les rendez-vous liés aux activités de la mission,
- Assurer le secrétariat (compte-rendu) de certaines réunions du directeur et de la mission,
- Assurer la gestion des déplacements des experts externes (ordres de mission, faciliter leurs démarches administratives, suivi remboursements...).
- En relation étroite avec les chargé.es de mission de la MEC, contribuer à l'organisation d'événements internationaux dans le cadre des expertises,
- Contrôler la réglementation applicable et faciliter les démarches administratives de la MEC,
- Contribuer au bon fonctionnement de la MEC dans toutes ses composantes et pour toutes ses activités.

En particulier pour la DRIE

- Pilotage administratif des activités de la DRIE (finances, RH, partenariat) et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting),
- Contribuer à l'élaboration du budget et des budgets rectificatifs en animer l'utilisation et de faire un suivi opérationnel,
- Participer à l'élaboration du processus de dialogue budgétaire,
- Attribuer les crédits budgétaires affectés aux contrats et aux représentations,
- Gérer les déplacements des partenaires sud en appui aux représentations.
Assister la hiérarchie, les 3 services et le réseau des représentants qui constituent le DRIE dans les champs financiers,
- Participer à la préparation des contrats, accords-cadres et de partenariats portés par le DRIE,
- Proposer et coordonner les événements du DRIE - organisation des J'IRD, événements des représentations.

Compétences

- Avoir l'expérience du suivi d'activité d'une direction
- Maîtrise de la gestion administrative, financière et comptable d'une direction
- Connaître des outils de gestion administrative
- Maitriser les outils de bureautique
- Maîtrise de langues étrangères appréciée, l'anglais en particulier
- Avoir des notions de l'environnement de la recherche en France
- Avoir un intérêt pour les problématiques liées aux pays du Sud
- Savoir travailler dans un environnement multiculturel

Formation

De préférence un niveau Bac +3 minimum

Aptitudes

- Avoir des capacités d'écoute
- Goût pour le travail en équipe
- Rigueur et sens de l'organisation
- Autonomie, anticipation et réactivité
- Adaptabilité et ouverture d'esprit