Assitant de Direction H/F - Institut de Recherche pour le Développement (IRD)

Vous intégrerez la Mission d'Appui au Partenariat et à la Science (MAPS) qui joue un rôle essentiel dans la coordination des ressources d'appui aux départements scientifiques (DS) et la Direction déléguée à la Science (D2S). La D2S participe, avec le concours des DS, à l'élaboration de la stratégie scientifique de l'Institut et en assure la coordination générale. La D2S a également en charge la promotion de la science de la durabilité afin de l'inscrire dans l'ensemble des champs d'action de l'Institut et ainsi mettre la diversité et la richesse des expertises et compétences de l'Institut au service de la recherche de solutions durables pour piloter, conduire les projets, moderniser et simplifier le fonctionnement de IRD. La MAPS contribue activement à la mise en oeuvre de la transversalité promue par la gouvernance de l'Institut, en créant les conditions d'un pilotage et d'une coordination des processus de décision et de suivi des moyens dédiées à la recherche.En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous réaliserez, de manière autonome, les activités administratives, financières et organisationnelles en appui à la D2S, aux départements scientifiques et aux communautés de savoirs (CoSav). Vous assurerez le lien entre les différentes services internes et les partenaires externes.

Rattaché(e) au directeur de la MAPS et en lien fonctionnel avec le directeur délégué à la science, vous intégrerez également le collectif des assistantes des DS, de la D2S et des CoSav, favorisant une collaboration efficace et un partage des bonnes pratiques. Vos activités seront, en appui à certaines CoSav et aux DS pour l'organisation ponctuelle d'évènements scientifiques ou institutionnels :

Gestion administrative et financière

- Superviser et assurer le suivi administratif et financier, en conformité avec les réglementations en vigueur.
- Gérer les enveloppes budgétaires (suivi, positionnement et transferts), élaborer des tableaux de bord et rendre compte de l'état d'avancement budgétaire.

Soutien logistique et organisationnel

- Organiser les déplacements en métropole et à l'international en assurant la gestion logistique complète.
- Planifier et coordonner des réunions et événements internes et externes.

Communication et interface

- Faciliter la circulation de l'information, communiquer avec toutes les directions de l'IRD à l'interface des trois Pôles de l'Institut et des partenaires externes.
- Assurer une interface efficace avec les prestataires et les acteurs institutionnels, garantissant une communication fluide et professionnelle.

Vous avez développé les compétences suivantes

- Maîtriser les techniques de gestion administrative et financière et les outils de pilotage associés
- Maitriser les techniques de communication et les méthodes de prise de notes
- Gérer un système de classement et d'archivage
- Concevoir des tableaux de bord
- Connaître et savoir appliquer les règles budgétaires générales et les textes réglementaires
- Savoir planifier les activités et échéances

Vous faites preuve des qualités humaines suivantes

- Rigueur, organisation et respect des délais
- Sens du service et discrétion dans la gestion d'informations sensibles
- Réactivité et polyvalence
- Diplomatie et aptitude au travail en équipe dans des contextes complexes
- Esprit d'initiative et capacité à travailler en autonomie

Expérience si possible au sein d'un établissement public à caractère scientifique et technologique