Secrétaire de Direction Qualité et Communication Cdef31 H/F - Cdef31

Le CDEF31 est un établissement de la fonction publique hospitalière contribuant à la mission ASE (Aide Social à l'Enfance)
Il compte 236 places d'accueil réparties en services diversifiés où s'articulent de façon modulable accompagnement de l'enfant et soutien des parents (collectifs, familles d'accueil, appartements, interventions à domicile).
Il accueille les mineurs de 0 à 18 ans, les femmes enceintes et les parents avec un enfant de moins de 3 ans.Le Centre Départemental de l'Enfance et de la Famille de Haute-Garonne (CDEF31) recrute, dans le cadre d'une vacance de poste un Secrétaire de Direction, Qualité et Communication (H/F).

Le Secrétaire de Direction assure, en binôme, les fonctions d'assistant de Direction auprès de trois Directeurs. Les missions sont les suivantes :

MISSIONS PRINCIPALES :
Rattaché au Directeur Adjoint en charge des Services Logistiques, Patrimoine et Travaux, les attendus de l'Agent Administratif sont les suivants :
- Appui organisationnel et administratif à la Direction
- Gestion quotidienne des agendas ;
- Préparation et suivi des courriers et dossiers demandés par la Direction ;
- Assurer le soutien administratif et organisationnel quotidien de la Direction ;
- Anticiper les échéances et enjeux pour faciliter et appuyer les actions de la Direction ;

- Gestion administrative
- Réception et traitement des appels, courriels et courriers ;
- Gestion des réunions : organisation, rédaction, diffusion des ordres du jour et compte-rendu ;
- Gestion documentaire : traitement, enregistrement, diffusion, mise à jour, archivage ;
- Utilisation d'outils de traçabilité ;
- Planification et suivi des différentes instances (CA, CSE, F3SCT, CVS) ;

- Coordination institutionnelle
- Gestion des réunions et évènements institutionnels ;
- Rédaction et diffusion de la documentation institutionnelle : rapports d'activités, notes, communiqués de Direction, ... ;
- Assurer un rôle d'interface avec les professionnels, partenaires et usagers ;

- Missions Qualité
- Participation à la réalisation du DUERP ;
- Suivi de la procédure de consultation des dossiers des usagers ou anciens usagers ;
- Appui aux missions du Cadre Qualité ;

MODALITES RELATIVES AU POSTE :
- Dispositif d'accueil : Secrétariat de Direction
- Fonction exercée : Adjoint des Cadres Hospitaliers
- Contrat : CDD 3 mois renouvelable
- Date de début de contrat : Janvier 2026
- Conditions d'interventions : Temps plein, journée continue (09h00-17h00)
Un repos compensatoire toutes les deux semaines ou possibilité de semaine de 4 jours

Les attendus en termes de savoir-faire et savoir-être sont :
- Capacités rédactionnelles avancées et excellente maîtrise de l'orthographe ;
- Excellente maîtrise informatique : Pack Office, Outlook, Canva, .
- Adaptabilité ;
- Discrétion professionnelle ;
- Loyauté ;
- Aisance relationnelle ;
- Force de proposition ;
- Gestion du stress ;
- Une connaissance de l'Aide Sociale à l'Enfance, la Protection de l'Enfance et de la Fonction Publique Hospitalière sont un atout ;

Formation :
Diplôme recommandé : Titre Professionnel Assistant de Direction

Expérience :
Une expérience significative dans un poste similaire est souhaitée ;

Les avantages proposés sont :
- Participation aux frais de transports en commun ou vélo ;
- Accès aux prestations du CGOS (vacances, loisirs, billetterie..) ;
- Primes diverses selon les conditions statuaires et contractuelles.

Pour faire suite aux nouvelles modalités de contrôles introduites par la Loi Taquet du 07 juillet 2022 et mises en place à compter du 1er octobre 2025, nous vous informons que le CDEF31 procèdera à des contrôles d'Attestations d'Honorabilités, sans laquelle nous ne pourrons donner suite à votre candidature.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultés

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.