Gestionnaire de Bureau d'Appui à la Pédagogie H/F - Aix Marseille Université

Placé sous l'autorité de la responsable administrative du Bureau Appui à la Pédagogie (BAP). Le BAP a pour mission principale le soutien à l'enseignement et la gestion des activités liées à l'offre de formation. Il fonctionne dans le respect du principe de continuité de service, avec une large amplitude horaire d'ouverture et repose sur la mutualisation des compétences et la polyvalence des agents qui y sont affectés. Un portefeuille de gestion de filières est attribué principalement à chaque agent.

Le BAP est composé de 11 agents.

Principaux interlocuteurs du secrétaire de BAP :

- Les directeurs de départements
- Les enseignants du BAP
- Les chargés de cours
- Les bureaux de la scolarité
- Services de l'UFR : secrétariat de direction, etc.
- Services de l'Université : DEPIL, DIRNUM, etc.MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

Gestion administrative :

- Accueil des enseignants et des étudiants en présentiel et téléphonique, Skype et Zoom
- Gestion administrative: courrier, courriels
- Réponse aux enquêtes portant sur les enseignants/étudiants de la/des filières du BAP
- Soutien logistique: reprographie, prêt de matériels, mise à disposition des clés
- Relais entre la DIRNUM et la DEPIL: photocopieurs, bons pour travaux, etc.
- Mobilisation ponctuelle lors des élections des conseils centraux

Gestion spécifique du dispositif ORE:

- Gestion administrative et pédagogique du dispositif d'approfondissement des pratiques de la langue françaiseen lien avec le gestionnaire référent «bonus» du service de la scolarité
- Constitution des groupes, au suivi des inscriptions pédagogiques aux groupes et à la réservation de salles par le biais de tableaux de bord qu'il concevra et alimentera
- Gestion et suivi des recrutements des intervenants
- Mise en oeuvre d'indicateurs de suivi
- Appui administratif à la responsable pédagogique
- Soutien à l'enseignement:
- Coordination et gestion des emplois du temps et des salles de cours nécessaires aux enseignements de la/des filières gérées par le BAP.
- Gestions et vérifications des groupes de TD et suivi des problèmes et de demandes de changements de groupes
- Accueil des intervenants extérieurs, gestion des formalités d'accès sur le campus
- Soutien à la préparation des maquettes d'accréditation et vérification en lien avec les enseignants
- Collecte des mémoires et des rapports de stage
- Saisie et vérifications des services des enseignants sur ARES
- Soutien à l'évaluation des enseignements
- Consultation d'Apogée pour le suivi de certains dossiers d'étudiants

Activités de communication:

- Mise à jour du site Web et des plaquettes de formations
- Affichages
- Mise à jour de PACOME
- ADE (gestion des emplois du temps)
- Outil de consultation des emplois du temps
- Participation à des salons et/ou manifestations sur l'offre de formation.

Connaissance, savoir :

- Bonne maîtrise des outils bureautiques et d'Excel.
- Connaissance de l'outil de gestion APOGEE, ADE, ARES
- Connaissance du système d'organisation des études universitaires et de l'offre de formation de l'UFR

Savoir faire :

- Savoir organiser son travail de manière rigoureuse et méthodique
- Savoir respecter les délais
- Sens de l'initiative et de l'anticipation.
- Sens de l'accueil et du service public.
- Sens du travail en équipe.
- Respecter la confidentialité des informations et des données collectées
- Savoir faire preuve d'autonomie tout en sachant informer et consulter sa hiérarchie

Savoir être :

- Aptitudes relationnelles et maîtrise de soi.
- Qualité d'écoute et de compréhension.
- Sens de l'initiative, de l'anticipation et du travail en équipe
- Faire preuve de polyvalence