Customer Service Representative H/F - L'Industrie recrute

Hyperion Materials & Technologies est un leader mondial des matériaux avancés avec des décennies d'expérience dans le développement et la fabrication de poudres de carbure de tungstène, de carbure cémenté, de diamant synthétique et de produits de nitrure de bore cubique.

Nous offrons un vaste portefeuille et possédons l'expertise nécessaire pour développer des solutions personnalisées pour vos applications les plus exigeantes.

Fournit un soutien exceptionnel aux clients et aux parties prenantes dans le cadre des programmes de défense. Ce poste garantit que toutes les interactions avec les clients et tous les processus sont conformes aux exigences et réglementations spécifiques régissant les contrats de défense, y compris les normes fédérales et les protocoles de sécurité. Les responsabilités comprennent : s'assurer que les commandes des clients reçues sont correctes et contiennent les informations requises, communiquer avec les clients par téléphone et par e-mail, saisir les commandes dans le système ERP, confirmer la configuration des comptes et des produits, et informer les clients de l'état des commandes ou des retards. Ce poste sert de pont entre les représentants commerciaux d'Hyperion et les équipes opérationnelles chargées de la planification, de l'exécution des commandes, de l'expédition et de la logistique. Le CSR est le point de contact clé pour les demandes de renseignements, la résolution des problèmes et l'orientation des processus, en respectant l'intégrité et la confidentialité requises dans le secteur de la défense.

- Reçoit les commandes des clients directement ou par l'intermédiaire d'un membre de l'équipe commerciale Défense.
- Vérifie que les bons de commande des clients sont conformes aux exigences d'Hyperion et de la défense. Vérifie leur exactitude par rapport aux prix et/ou aux devis des clients.
- Saisit les commandes dans l'ERP de manière précise et en temps opportun afin de garantir leur exécution.
- Maîtrise parfaitement les termes et conditions des contrats ainsi que les exigences de conformité, garantissant ainsi une communication précise et conforme avec les clients.
- Vérifie que les clients qui passent des commandes sont correctement enregistrés dans M3 en tant que clients. Coordonne avec les parties prenantes pour s'assurer que la configuration des nouveaux clients est terminée.
- Vérifie la configuration des produits pour les achats de produits nouveaux et existants. Si les produits ne sont pas configurés, coordonne avec l'usine pour s'assurer que les produits sont correctement configurés pour l'exécution.
- Vérifie que les prix clients sont configurés pour les produits figurant sur le bon de commande et coordonne la configuration avec l'entreprise.
- Évalue le flux de commandes approprié et gère le processus de saisie des commandes afin de garantir l'exactitude des transactions entre les entités commerciales.
- Envoie la confirmation de commande aux clients.
- Coordonne avec les équipes internes (par exemple, conformité, juridique, opérations) pour résoudre les problèmes des clients et garantir le respect des protocoles des contrats de défense. Collabore avec les services logistiques, de planification et d'autres fonctions opérationnelles pour comprendre l'état des problèmes liés aux commandes des clients afin d'accélérer leur résolution.

- Répond rapidement et de manière professionnelle aux demandes des clients concernant les contrats de défense par téléphone, par e-mail et par d'autres moyens de communication. Effectue des recherches, s'efforce de résoudre les problèmes et les transmet à qui de droit, le cas échéant. Communique les mises à jour sur les problèmes à l'équipe commerciale de défense ou directement au client afin de garantir une information efficace de ce dernier.
- Documente toutes les interactions avec les clients et tient des registres détaillés conformément aux politiques fédérales et d'entreprise en matière de conservation des données.
- Participe à l'examen des commandes avec les opérations dans le but de s'assurer que les commandes à venir sont en bonne voie.
- Surveille les « commandes à venir » afin de confirmer avec les opérations qu'elles sont en bonne voie.
- Exécute les mises à jour ERP liées aux dates de livraison des clients, en suivant les informations fournies par les opérations.
- Résout les réclamations des clients concernant le crédit et la facturation.
- Établit, tient à jour et met à jour les dossiers physiques des clients qui peuvent faire l'objet d'un audit de conformité avec les réglementations de défense.
- Surveille l'exécution des contrats et identifie de manière proactive les risques potentiels de non-conformité, en signalant les problèmes si nécessaire.
- Aide les clients à s'y retrouver dans les exigences contractuelles, les habilitations de sécurité et les obligations réglementaires spécifiques aux contrats de défense.
- Soutient les processus d'audit et d'examen en fournissant des documents précis et en temps opportun, comme demandé.
- Participe à des formations continues sur la conformité et se tient au courant des changements apportés aux réglementations et aux normes relatives aux contrats de défense.

Formation et/ou expérience professionnelle :
- Diplôme d'études secondaires, licence en communication, opérations, commerce, vente ou ingénierie préférée.
- Minimum 3 à 5 ans d'expérience dans le service à la clientèle, de préférence dans un environnement gouvernemental ou dans le domaine des contrats de défense.
Compétences techniques :
- Bonne compréhension des exigences de conformité des contrats de défense
- Connaissance de la terminologie et des meilleures pratiques de l'industrie de la défense.
- Expérience de la saisie de données dans des ERP.
- Capacité avérée à gérer des informations sensibles et à respecter des protocoles de sécurité stricts.
- Capacité à interpréter et à expliquer des exigences contractuelles complexes aux clients.
- Esprit d'initiative, très motivé et doté d'excellentes compétences en communication à l'échelle de l'entreprise.
- Capacité à travailler de manière autonome et à hiérarchiser en permanence un large éventail de projets ou de demandes.
- Expérience dans la préparation d'audits et la rédaction de rapports de conformité.
- Maîtrise de l'anglais et Allemand
- Maîtrise de l'informatique. Connaissance de la suite Microsoft Office.
- Capacité à acquérir rapidement des connaissances sur les produits techniques.
- Maîtrise de Microsoft Office : Outlook, Word, PowerPoint et Excel
- Grande attention aux détails requise
- Capacité à travailler dans un environnement dynamique