Assistant Administratif - Valserhone H/F - Communes

MISSION GÉNÉRALE :

Assure l'accueil et la gestion administrative et financière de la Direction du Patrimoine Bâtiment.

ATTRIBUTIONS PERMANENTES / ACTIVITES PRINICIPALES :

1. Accueil, renseignement et orientation du public :
- Accueille le public
- Reçoit, filtre et oriente les appels téléphoniques
- Recherche et met en relation les correspondants
- Reçoit les réclamations des usagers liés aux travaux et en informe le ou les techniciens concernés
- Informe les usagers des déviations, coupure d'électricité, d'eau ou autres gênes occasionnées par les travaux.

2. Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du bureau d'étude :
- Réalise des travaux bureautiques
- Effectue le secrétariat des responsables du bureau d'études, suivi des réunions, agenda, préparation de réunions.
- Exécute et suit les procédures et décisions administratives (délibérations)
- Prépare les commissions de voirie et bâtiment : convocation, dossiers et comptes rendus
- Préparation des dossiers d'Urbanisme (déclaration préalable, autorisation de travaux, permis de démolir, permis de construire.)
- Tri, classe et archive les documents

3. Assure l'engagement des dépenses et le traitement des factures :
- Vérifie le suivi du marché et le suivi budgétaire annuel
- Vérifie les devis
- Etablie les bons de commande et transmet à l'entreprise
- Vérifie les factures correspondantes à l'avancement des travaux.
- Enregistre les factures puis les Mandats dans suivi de Marché et suivi budgétaire.
- Echange divers avec l'entreprise.

4. Gestion des marchés publics :
- Participe au montage des dossiers, ainsi qu'à l'analyse financière.

- Suit l'exécution administrative et financière des Accords Cadre à bon de commande (bâtiment, voirie, prestations intellectuelles) : ordres de service, certificats de paiement, notifications de décompte, révisions de prix, actualisations, avenants, réceptions des travaux, reconductions, résiliations, libérations des garanties.

ATTRIBUTIONS PONCTUELLES OU SPECIFIQUES :

- Archivage.

MARGE D'AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS :

- Travaille sous la responsabilité du Directeur du Patrimoine Bâtiment.
- Large Autonomie dans l'organisation de son travail.
- Missions déterminées en fonction des priorités définies par la responsable du Pôle Administratif.

QUALIFICATION ET/OU FORMATIONS REQUISES : (Savoir)

Cadre d'emploi du poste : Adjoint administratif territorial - Catégorie C, filière Administrative
Niveau d'étude : Bac
Diplôme : Administration
Expérience requise : Sur poste similaire souhaitée

CONNAISSANCES PARTICULIERES REQUISES : (Savoir-faire)

Techniques de secrétariat
Logiciels de bureautique
Pack Office-Excel bonne maîtrise
Techniques de classement et d'archivage
Procédures d'appel d'offre et d'achat public
Gestion budgétaire et comptable

QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES : (Savoir être)

. Qualités professionnelles et organisationnelles :
Rigueur
Autonomie
Organisation
Méthode
. Qualités relationnelles et de communication:

Techniques et outils de communication
Bon relationnel