Anttl339 - Assistant de Direction - Métropole Toulon Provence Méditerranée H/F - Structures de coopération territoriale

- Assister le Directeur de l'antenne de Toulon / Le Revest
- Coordonner administrativement les 8 directions de l'antenne de Toulon / Le Revest
- Assurer diverses tâches administratives et de secrétariat, notamment répondre aux courriers et rédiger divers documents pour le Directeur de l'antenne Toulon/Le Revest, prendre des notes et établir des comptes rendus

Assistance au Directeur de l'antenne de Toulon / Le Revest :
- Organisation des réunions et tenue de l'agenda du Directeur de l'antenne de Toulon / Le Revest
- Tri et classement des documents et de la messagerie du Directeur de l'antenne de Toulon / Le Revest
- Rédaction et suivi de certains documents concernant le personnel de l'antenne de Toulon / Le Revest
- Rédaction et suivi de certains documents administratifs du Directeur de l'antenne de Toulon / le Revest
- Montage de dossiers administratifs pour le Directeur de l'antenne de Toulon / Le Revest
- Tri et classement des documents du Directeur de l'antenne de Toulon / Le Revest
- Réception des appels du Directeur de l'antenne

Coordination administrative des 8 directions de l'antenne de Toulon / Le Revest :
- Rédaction de courriers directifs aux 8 directions de l'antenne
- Réception de documents administratifs (courriers, notes...) et transmission des documents après visa et/ou signature du Directeur de l'antenne dans le service concerné
- Réception de documents techniques (avis, autorisations) et transmission des documents après visa et/ou signature du Directeur de l'antenne dans le service concerné
- Mise en forme de certains documents de bureautique en provenance des 8 directions de l'antenne
- Rédaction de courriers dans le cadre de la coordination administrative avec des services hors antenne (Métropole TPM, Mairie, Conseil Départemental...)
- Suivi des dossiers transversaux
Réalisation de diverses tâches administratives et de secrétariat :
- Conception et réalisation de documents administratifs, notamment courriers
- Prise de note et rédaction de comptes rendus
- Montage de dossiers administratifs
- Réception et orientation des appels téléphoniques auprès de services si nécessaires (Antenne et Hors Antenne)
- Réception et orientation de certains documents (administratifs et/ou techniques) auprès de services si nécessaires (antenne et hors antenne)
- Tri, classement et archivage de certains documents du secrétariat de la Direction

Les « savoirs » :
- Réaliser ses missions en totale autonomie et transférer ses compétences à autrui
- Connaissances théoriques en matière de secrétariat et de bureautique
- Connaissances de l'administration et de l'antenne de Toulon / Le Revest -
Les « savoir-faire » :
- Maîtriser toutes les techniques en matière de secrétariat
- Maîtriser toutes les techniques en matière de bureautique, d'Internet et du bureau numérique
- Prendre des initiatives
- Rédiger les correspondances avec maîtrise des règles d'orthographe, de grammaire et de syntaxe
- Maîtriser les techniques de classement et d'archivage des documents administratifs et techniques
- Recevoir et orienter le public
- Recevoir et orienter les appels téléphoniques
- Maîtriser les techniques de transmission des documents (fax, scan)
- Maîtriser le vocabulaire professionnel des services de l'antenne
Les « savoir-être » :
- Capacités relationnelles du travail en équipe
- Rigueur et méthode
- Disponibilité et ponctualité
- Discrétion et réserve
- Esprit d'initiative
- Bonne culture générale
- Bonne moralité