Assistant des Elus - Bonneuil-Sur-Marne H/F - Communes

Au service de l'autorité territoriale, vous êtes en charge de l'assistanat administratif des Elu-e-s de la Municipalité. Vous assurez un soutien permanent et étroit des Elu-e-s de rattachement en matière de planification, d'organisation de leurs agendas, de communication avec les services de la ville et la population, au sein de l'équipe de l'unité.

Assister les Elu-e-s dans le cadre de la gestion administrative de leur mandat :
- Gérer les agendas en fonction de leurs organisations personnelles, organiser les déplacements, répondre aux sollicitations des services en fonction des priorités et des délégations des différents élus
- Organiser et planifier les réunions de travail : rédiger les ordres du jour, préparer les dossiers, respecter les délais de transmission des documents avant la réunion, prendre des notes et rédiger de comptes rendus
- Organiser les permanences pour la population : préparation des dossiers, suivi des suites à donner
- Gérer le courrier entrant et élaborer les réponses d'après les consignes des élus
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public : renseigner les interlocuteurs et relayer l'information, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
- Gérer l'administration des dossiers spécifiques relatifs au domaine d'activité de-s Elu-e-s de rattachement
- Gérer les tâches administratives inhérentes à l'activité : suivre les parapheurs, organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Traiter les demandes particulières et proposer les réponses adaptées
- Travailler en équipe avec les autres assistant-e-s de l'unité, les suppléer selon les nécessités de services
- Selon l'organisation de l'unité, participer au suivi budgétaire et à la tenue de la régie d'avances en tant que régisseur suppléant du-de la coordinateur-trice

Savoirs
Bonnes connaissances de l'environnement professionnel, des techniques liées au secrétariat et des outils bureautiques
Bonne connaissance des règles de l'expression orale et écrite de qualité
Connaissance des compétences et du fonctionnement des collectivités territoriales, contexte et enjeux de la collectivité
Connaissance des outils de tableaux de bord, de planification et de suivi
Connaissances des règles de base de la comptabilité publique et des règles de tenue d'une régie

Savoir-Faire
Notions d'organisation, d'anticipation et de gestion du temps de travail
Qualités rédactionnelles confirmées, des capacités de synthèse
Capacité à travailler de manière transversale et à rendre compte

Savoirs Etre
Réactivité, rigueur, polyvalence, autonomie et capacité organisationnelle
Sens du dialogue, de l'écoute et de la diplomatie
Avoir une grande capacité d'adaptation
Sens du travail en équipe
Savoir être force de proposition

Exigences particulières relatives au poste
Respect des obligations renforcées de discrétion et de loyauté à l'égard de l'autorité territoriale, des élus et du cabinet
Disponibilités en fonction des nécessités de service

Disponibilité requise : en soirée en fonction des besoins.