Secrétaire H/F - Accompagnement et Dispositifs Novateurs

L'ADNSMP recrute un.e secrétaire
Au sein du service support
Temps partiel 80%

Le service support a principalement en charge les activités liées à la comptabilité, à la gestion budgétaire, à la paie, aux ressources humaines (Aspects techniques) et à l'entretien des différents locaux de l'ADNSMP (Bureaux et lieux de vie). Ainsi, le service support apporte un appui permanent à la direction et aux activités "coeur de métier" menées par le CSAPA (Centre de Soin d'Accompagnement et de Prévention en Addictologie) l'ATRE, les ACT (Appartements de coordination thérapeutiques) l'Apparté et le service Rlibre (Accompagnement à la réinsertion des personnes placées sous main de justice).

MISSION PRINCIPALE : Au sein de l'équipe support de l'association, apporter une assistance administrative et logistique.

MISSIONS ET ACTIVITES :

ASSURER DES TRAVAUX DE BUREAUTIQUE ET ADMINISTRATIFS
- Saisir, rédiger, concevoir, mettre en forme et modifier tout document à l'aide des outils bureautiques (Word, Excel,.) dans le respect des normes de présentation, de rédaction et de mise en page.
- Classer, mettre à jour et archiver les documents administratifs en formats papier et numérique notamment les dossiers des usagers.
- Gestion du courrier électronique/ boîtes électroniques du secrétariat: distribuer le courrier entrant.
- Gestion du courrier papier : tenir le chrono "courrier de départ" et assurer l'envoi du courrier.

ASSURER UNE ASSISTANCE LOGISTIQUE
- Assurer le suivi du parc immobilier de l'association (Assurance, déclaration et suivi de sinistres, ouverture et fermeture des contrats de fluides, visites de maintenance obligatoires).
- Rechercher de nouveaux appartements pour l'association, à la demande de la direction.
- Assurer le suivi du parc auto de l'association (Assurance, visites d'entretien, contrôles techniques, réparations).
- Assurer le suivi des pannes/installations liées à la téléphonie, à internet, au parc informatique et aux copieurs (Contact privilégié des différents prestataires sur ces questions).

ASSURER L'ACCUEIL TELEPHONIQUE ET LA SURVEILLANCE PONCTUELLE DES LOCAUX
- Tenir le standard téléphonique (réception des appels, transferts et renseignements téléphoniques).
- Assurer à l'Apparté, les temps de permanence d'accueil du public accompagné, remise du courrier.
- Assurer une présence dans les locaux de l'ATRE le mardi après-midi pendant la réunion d'équipe.

Poste à pourvoir dès maintenant.
Prise de poste sur deux sites situés à Lille, 3 arrêts de métro entre les deux
Horaires de jour, possibilité de travail sur 4 jours
Travail en équipe et bureau partagé

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Définir des besoins en approvisionnement,Utiliser les outils numériques,WORD / EXCEL/ PACK OFFICE

Qualification: Ouvrier qualifié (P3,P4,OHQ)

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de créativité, d'inventivité : Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution, ...).