Secrétaire - Assistant -Sg-0-001 H/F - Direction générale des entreprises (DGE)

Le SG de la DGE est en charge du budget de la direction générale et pilote la gestion de ses effectifs et de la masse salariale. Il gère les moyens informatiques et assure le fonctionnement logistique de la direction générale. Il met en oeuvre les actions de communication interne et externe. Il assure une mission de conseil en matière de tutelle financière des opérateurs et met en place les procédures de contrôle interne budgétaire. Il assure le pilotage des achats.

Le secrétariat général de la DGE porte plusieurs chantiers stratégiques pour le fonctionnement de la direction, en faveur de l'attraction et du développement des talents, de l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, de la transformation numérique ainsi que du développement du travail en mode projet, une modalité de travail innovante généralisée au sein de la direction dans le cadre de sa transformation mise en oeuvre en 2019.Le secrétariat général est doté de deux postes d'assistant(e)au service de la secrétaire générale et de son adjointe. et en appui à l'ensemble du service. Placé(e) sous l'autorité de la cheffe de cabinet du secrétariat général, ses fonctions comprendront notamment :

1. Des fonctions de secrétariat
- le pilotage de l'agenda de la secrétaire générale et de son adjointe (organisation des rendez-vous, des réunions et des déplacements) ;
- l'accueil téléphonique (renseignement, filtrage ...) et physique des visiteurs ;
- la gestion du courrier arrivé et départ (dépouillement, suivi du degré d'avancement des dossiers et du processus de signatures), la saisie, la mise en forme et le classement de documents ;
- la gestion des fournitures pour le service ;
- le suivi des devis et des factures de l'ensemble des prestations de bouches du SG,
- le recensement et la consolidation du tableau des congés des chefs de bureaux du SG.

2. Des fonctions d'animation du collectif du service
- proposition, élaboration et mise en oeuvre d'évènement ou outils de communication interne et externe pour animer le collectif du SG (à titre d'exemple : accueil des nouveaux arrivants, organisation des petits-déjeuners du SG...)

3. Un appui complémentaire ou ponctuel aux différents bureaux du service sur des actes de gestion pourront également élargir le porte-feuille.

Poste évolutif.

Le(a) candidat(e) devra disposer de capacités rédactionnelles, d'un bon relationnel et un sens poussé de l'organisation. Les autres qualités requises sont la réactivité, la capacité à prendre des initiatives et gérer les priorités et l'autonomie dans le travail. Le poste demande également une maîtrise des nouvelles technologies, une bonne faculté d'adaptation et un sens de la discrétion.
La connaissance de l'environnement administratif serait un plus.