Gestionnaire Service des Examens H/F - Aix Marseille Université

Le service des examens gère la planification et l'organisation des examens jusqu'à la publication des résultats.

Le service des examens organise l'ensemble des concours et examens de la Faculté des Sciences Médicales et Paramédicales :

460 examens - 12 diplômes - 14 000 étudiants environ.

L'agent sera dans un service composé de 8 personnes.MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES:
Le service des examens gère la planification et l'organisation des examens jusqu'à la publication des résultats.

Préparation des examens et concours

- Participer à l'élaboration des calendriers des concours et examens avec les services
- Recenser les sujets et les vérifier,
- Préparer les documents pour les examens (PV, émargements, ...)
- S'assurer de la conformité des informations retranscrites dans le sujet avec le document transmis par les enseignants et mettre en ligne les sujets pour les épreuves qui ont lieu sur tablette (outil THEIA)
- Organisation des examens

Préparer les supports pour les examens écrits (copies d'examen, grille QCM...) et oraux (sujets, grilles de correction...)

- Réaliser et envoyer les convocations aux enseignants (médecins)
- Imprimer et mettre sous pli les sujets
- Répartir les différents documents par amphi
- Pointer les copies et les trier à la fin de chaque épreuve
- Classer les différents documents des épreuves (copies, PV ...) pour les corrections
- Correction des examens

Assister le chef de service dans les opérations suivantes:

- Corriger les QCM à l'aide d'un lecteur optiqueen utilisant le logiciel TELEMOS
- Saisir les notes dans APOGEE (application métier)
- Vérifier les PV avant jurys: vérifications des notes (extraction EXCEL de l'application métier APOGEE) avec les textes règlementaires
- Organisation des jurys et publication des résultats

- Participer à l'organisation des jurys (réservations de salles, convocations...) et mettre en forme les différents documents
- Saisir les décisions du jury; remettre en forme les PV et les relevés de notes
Publier les résultats sur l'espace numérique

COMPETENCES REQUISES:
Connaissances et savoirs:
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Maîtrise du Pack Office (WORD et EXCEL niveau intermédiaire)
- Techniques de communication

Savoir-faire :
- Accueillir et prendre des messages
- Vérifier, enregistrer et classer les documents
- Rédiger des courriers ou des documents
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Savoir-faire de preuve d'adaptabilité

Savoir-être:
- Méticulosité et rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la confidentialité
- Sens du travail en équipe
- Savoir rendre compte