Secretaire de Direction H/F - BWO Recrutement (Brain Work Office)

Depuis 1968, BWO est une agence de recrutement, dédiée aux métiers tertiaires : Assistanat - Comptabilité/Gestion - Fonctions support Cadre et Non cadre : RH, commercial, achat, services généraux...

Idéalement située au coeur de Paris, BWO intervient auprès d'une clientèle d'entreprises variée: de la petite entreprise aux grands groupes sur Paris et sa petite couronne dans des secteurs diversifiés (Assurances, Formation, laboratoires pharmaceutiques, entreprise de plomberie...)

Avec implication, réactivité et bienveillance, nos 5 recruteurs vous proposent un processus de recrutement qui a fait ses preuves. Ils vous accompagnent tout au long de votre recherche d'emploi : proposition d'offres, adéquation au poste, préparation des entretiens, suivi et retours proactifs, suivi de votre intégration...

Notre mission : Rassembler les bonnes personnes autour d'un projet commun.Secrétaire de Direction - Direction Générale & Présidence (H/F)

CDI - Paris 8 - 35 à 40 K€ brut annuel

Et si vous rejoigniez une structure solide et reconnue, où rigueur, bienveillance et collaboration guident le quotidien ?
Nous recherchons un Secrétaire de Direction (H/F) pour accompagner l'Assistante principale de la Direction Générale et assurer le bon fonctionnement du secrétariat du Directeur Général, de la Directrice Générale Adjointe et du Président du Conseil d'Administration.

Un poste complet, au coeur de l'organisation, pour celles et ceux qui aiment la coordination, le contact humain et la diversité des missions.

Vos missions

Vous intervenez en appui direct de la Direction Générale et du Président, sous la coordination de l'assistante principale. Vos missions s'articulent autour de trois grands volets :

1. Gestion et coordination administrative

- Gestion des agendas, réunions, déplacements et réservations des dirigeants (notamment celui de la DGA, très mouvant).
- Suivi des courriers, dossiers et mails confidentiels.
- Mise à jour des tableaux de suivi budgétaire sous Excel et appui sur les reportings administratifs.
- Préparation et mise en forme de documents et comptes rendus.

2. Organisation des instances et évènements internes

- Participation à la préparation logistique et administrative des conseils, comités, assemblées générales, séminaires et dîners institutionnels, en lien étroit avec l'assistante principale.
- Gestion des prestataires, convocations, dossiers, accueils et supports.
- Vous serez formé et accompagné sur ces aspects avant de gagner progressivement en autonomie.

3. Suivi des données et gestion documentaire

- Mise à jour et suivi des bases de données (adhérents, délégués, partenaires, VIP).
- Classement et archivage numérique des dossiers.
- Soutien administratif transversal auprès de la Direction Générale.

Profil recherché

De formation Bac +2 minimum (BTS Assistant(e) ou équivalent), vous justifiez de 5 à 10 ans d'expérience en assistanat de direction, secrétariat de direction ou coordination administrative, dans un environnement exigeant et structuré (entreprise, fédération, institution...).

Ce poste vous conviendra si vous aimez :

- Travailler dans une équipe stable et soudée, avec un vrai esprit de collaboration ;
- Gérer des tâches variées, entre coordination, logistique et appui administratif ;
- Évoluer dans un environnement où chaque journée est différente ;
- Être au coeur de la vie d'une direction tout en préservant discrétion, rigueur et réactivité.
- Votre maîtrise du Pack Office (notamment Excel et Word), votre orthographe soignée et votre aisance relationnelle seront des atouts essentiels.