Gestionnaire de Mobilités Entrantes H/F - Aix Marseille Université

Le gestionnaire de mobilité entrante est l'interlocuteur administratif de proximité des étudiants en mobilité entrante à la FEG. Il travaille en étroite collaboration avec l'assesseur aux Relations Internationales, les enseignants de la FEG, le personnel des Instituts, les universitaires partenaires, le personnel Direction des Relations Internationales (DRI) Centrale, le personnel de Scolarité ainsi que les étudiants en mobilité.

Interlocuteurs internes : Composante / DRI centrale / DRI de Campus/ services administratifs d'AMU (Scolarité, etc.) / Etudiants / Enseignants-chercheurs / Chercheurs.

Interlocuteurs externes : CROUS / Universités partenaires.L'agent assure l'accueil, l'information et le suivi administratif des étudiants internationaux en mobilité entrante. Il gère les candidatures, les dossiers administratifs, les inscriptions, les contrats d'études, les certificats d'arrivée/départ, ainsi que l'organisation des réunions d'accueil et des actions d'intégration. Il met à jour les outils de suivi, statistiques et supports d'information, et communique régulièrement en français et en anglais avec les étudiants et les partenaires internationaux.

Il participe également à la gestion des mobilités sortantes (stages, mobilités courtes) en assurant l'accompagnement administratif et financier des candidats.

Dans le domaine de la scolarité, il coordonne l'inscription aux examens, la gestion des conflits d'horaires, l'organisation des rattrapages, la collecte des notes, la rédaction des délibérations et des relevés de notes, ainsi que la saisie des résultats dans le logiciel de gestion de la scolarité : APOGEE. Il informe les secrétariats pédagogiques de l'arrivée des étudiants en échange.

L'agent peut enfin assurer la continuité de service en prenant le relais sur certaines missions en cas d'absence de collègue.

Le poste nécessite d'être diplômé d'un Bac à Bac +2, d'une bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Une connaissance des outils dédiés à la gestion des mobilités internationales, comme MoveOn, ainsi que du logiciel universitaire Apogée, serait appréciée.

Une compréhension du fonctionnement des formations universitaires et du système d'organisation des études de la FEG serait un plus, de même qu'une connaissance des règles liées aux programmes Erasmus+ et aux mobilités hors Europe. La connaissance des activités de la Direction des Relations Internationales et des acteurs partenaires tels que le CROUS ou la Région PACA serait également valorisée.

Un niveau d'anglais équivalent à B2 est attendu afin de communiquer aisément avec les universités partenaires et les étudiants internationaux, à l'oral comme à l'écrit.

Le candidat doit savoir gérer ses priorités, respecter les délais et travailler avec rigueur. Le sens de l'organisation, la capacité d'anticipation, la réactivité et l'efficacité sont indispensables. Le poste nécessite aussi un bon esprit d'équipe, une communication orale adaptée à différents publics, ainsi qu'une capacité à rendre compte de ses actions.

Sur le plan relationnel, il est attendu une attitude professionnelle maîtrisée, un bon contact avec les étudiants et les partenaires, ainsi qu'une capacité à s'adapter à des contextes variés et multiculturels. L'autonomie, la planification, l'ouverture culturelle et la réactivité sont essentielles pour mener à bien les missions confiées.

- Poste à pourvoir dès que possible - CDD 12mois - renouvellement possible
- Temps complet - du lundi au vendredi
- Rémunération : 1520€ net / mois environ puis 1595€ net / mois environ après un an de contrat
- Localisation du poste : 424 chemin du Viaduc - 13080 Aix-en-Provence