Assistant - Assistante de Direction H/F - France Media Service

Bienvenue dans l'univers de la presse !
Aujourd'hui, nous sommes en pleine expansion, et nous recherchons donc un(e) Assistant(e) de Direction pour rejoindre notre équipe.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Routage et coordination avec les partenaires
- Être l'interlocuteur principal des routeurs : envoi des fichiers d'abonnés, vérification des bons à tirer, contrôle des quantités à imprimer.
- Transmettre les instructions de routage et suivre la bonne exécution des prestations.
- Coordination avec La Poste pour le suivi logistique et les éventuels incidents de distribution.
- Échanges réguliers avec Opper (gestionnaire d'abonnements) : remontée de bugs, mises à jour, suivi des traitements.
- Suivi des dépôts numériques sur nos plateformes partenaires.
- Négociation et relation avec les collecteurs (partenaires de diffusion en nombre).

2. Suivi des abonnements
- Suivi administratif des abonnements :
- Traitement des remboursements, virements, et réclamations.
- Saisie manuelle des abonnements papier (bulletins retours).
- Suivi et traitement des changements d'adresses : corrections dans la base et gestion des renvois de magazines.
- Réception, vérification et dépôt des chèques.
- Relances de réabonnement par courrier : préparation, envoi et suivi des réponses.

3. Paramétrage du site internet
- Mise en ligne et vérification des paramètres des magazines dans le back-office (titre, prix, fréquence, visuel, descriptions...).
- Contrôle de la bonne remontée des offres et de leur accessibilité sur le site.

4. Vente Par Correspondance (VPC)
- Gestion des commandes issues de la VPC :
- Réception des commandes.
- Préparation et envoi manuel des magazines commandés.
- Suivi des livraisons et gestion des éventuels retours.

5. Participations à l'organisation de salons

Profil recherché
- Formation Bac +2 minimum en gestion, secrétariat, administration ou diffusion.
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et à l'aise avec les outils de gestion d'abonnements.
- Sens de l'organisation, rigueur, réactivité.
- Bon relationnel, capacité à gérer plusieurs interlocuteurs (internes et externes).

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Excellente Communication orale et écrite,Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Régie publicitaire de médias

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).