Assistant de Formation H/F - Association pour L'orientation et le Rec

APOR est implanté sur la Communauté Urbaine Le Creusot / Montceau-Les-Mines depuis 1992, sur tout le Bassin Ouest Saône et Loire depuis 2002, et sur les Bassins Chalonnais et Mâconnais depuis 2007.

APOR est spécialisé dans le reclassement des licenciés économiques mais également depuis 2002 dans l'accompagnement des publics en difficultés d'insertion.Missions principales

Véritable interface entre les stagiaires, les formateurs et l'équipe d'APOR, l'Assistant(e) de formation assure la gestion administrative et logistique des actions de formation sur les sites du Creusot et d'Autun.
Il/Elle contribue activement au bon déroulement des formations et à la qualité du service rendu aux apprenants, en lien étroit avec la Responsable Opérationnelle et l'ensemble des équipes pédagogiques.

Rattachement hiérarchique et fonctionnel:
- Sous l'autorité du Directeur
- Sous la responsabilité fonctionnelle de la Responsable Opérationnelle
- En collaboration avec les coordinateurs de formation, l'équipe pédagogique, le gestionnaire qualité et le Référent Handicap
- En lien régulier avec l'assistante formation basée au siège de Montceau-les-Mines

Activités et responsabilités :
Accueil et information
- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité pour les stagiaires, formateurs et partenaires
- Informer sur l'offre de formation, les modalités d'accès et les dispositifs de financement
- Orienter et transmettre les messages aux interlocuteurs concernés
Gestion administrative des formations
- Constituer, suivre et archiver les dossiers administratifs des stagiaires
- Préparer et mettre à jour les documents liés au parcours de formation (feuilles d'émargement, attestations, arrêts de travail, etc.)
- Renseigner et actualiser les données sur les plateformes des financeurs (France Travail, Région, etc.) et les outils internes (LMS, suivi stagiaires, reporting)
- Assurer la gestion administrative des formateurs (contrats, plannings, conventions, feuilles de présence)
- Garantir la transmission des éléments nécessaires au suivi financier et à la facturation
Suivi logistique
- Participer à l'organisation matérielle des sessions de formation : réservation de salles, matériel, planning
- Effectuer des déplacements réguliers sur le site d'Autun pour le suivi administratif et logistique
- Participer à des réunions ponctuelles au siège de Montceau pour coordination avec l'équipe support

Compétences requises
Savoirs et savoir-faire
- Connaissance du secteur de la formation professionnelle et de ses acteurs
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et des plateformes numériques de suivi (LMS, outils financeurs, etc.)
- Excellentes capacités d'organisation, de priorisation et de rigueur administrative
- Aptitude à travailler en autonomie tout en collaborant au sein d'une équipe multi-sites
Savoir-être
- Sens de l'accueil et du service
- Aisance relationnelle et communication claire, écrite comme orale
- Réactivité, adaptabilité et discrétion professionnelle
- Esprit d'équipe et sens du partage d'informations
- Dynamisme et engagement au service de la réussite des stagiaires

Conditions
- Poste basé à Le Creusot
- Déplacements réguliers à prévoir sur le site d'Autun
- Déplacements ponctuels au siège de Montceau-les-Mines pour réunions et coordination
- Temps de travail : 38 heures par semaine, avec acquisition de 1,5 jour de RTT par mois
- Au-delà de 3 mois d'ancienneté, le salarié est éligible à la prime d'intéressement, selon les conditions de l'accord en vigueur
- Horaires de travail selon les besoins du service et le planning des formations

Profil recherché
De formation Bac à Bac +2 (type gestion administrative ou assistanat de formation), vous justifiez idéalement d'une première expérience dans le domaine de la formation ou de la gestion administrative.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.