Secrétaire - Assistant de Direction en Alternance H/F - Osengo RH

OSENGO est un Groupe spécialisé dans l'insertion, la formation professionnelle et l'alternance.
Existant depuis plus de 40 ans, nous avons près de 30 sites de formation implantés dans 4 régions.
Portés par des valeurs de satisfaction, de réussite, de qualité et de développement personnel, nous avons pour vocation de proposer et conduire des formations adaptées aux besoins des entreprises et des salariés, des jeunes et des demandeurs d'emploi.Aimez-vous les environnements où l'organisation et la rigueur font toute la différence ?

OSENGO Recrutement recherche un secrétaire - assistant de direction en alternance pour assurer la coordination administrative et l'accueil au sein de l'agence. Vous serez le premier interlocuteur des visiteurs et un appui essentiel au bon fonctionnement des activités.

Au quotidien, vous interviendrez sur plusieurs volets complémentaires : accueil, gestion administrative, suivi des stagiaires et soutien opérationnel à la direction. Ce poste nécessite une excellente maîtrise de la communication écrite et orale, ainsi qu'une attention constante aux détails et à la confidentialité.

Vos principales missions s'articulent autour des responsabilités suivantes :

- Accueillir les visiteurs et répondre aux appels entrants avec professionnalisme
- Gérer les flux téléphoniques et transmettre les messages aux interlocuteurs concernés
- Assurer la tenue, le classement et l'archivage des dossiers administratifs
- Traiter le courrier entrant et sortant, rédiger et mettre en forme les documents administratifs
- Mettre à jour les bases de données et interfaces informatiques selon les procédures internes
- Préparer et suivre les dossiers administratifs des stagiaires et des formations
- Assurer le suivi des présences, établir les attestations et gérer les contrats pédagogiques

Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction et les équipes pédagogiques, dans un cadre structuré où la qualité du service et la fiabilité des informations sont essentielles.

Ce poste s'adresse à une personne méthodique, capable de gérer plusieurs priorités tout en maintenant un haut niveau d'exigence.

Pour réussir dans cette fonction, vous devrez faire preuve des qualités et compétences suivantes :

- Organisation et capacité à structurer les informations
- Rigueur dans le suivi administratif et la gestion documentaire
- Discrétion et respect absolu de la confidentialité
- Sens du service et aisance relationnelle
- Communication claire, écrite comme orale
- Diplomatie dans les échanges internes et externes
- Autonomie dans la planification des tâches
- Gestion du stress face aux imprévus
- Polyvalence dans les activités quotidiennes
- Proactivité dans la recherche de solutions et l'amélioration des pratiques