Assistant des Affaires Juridiques - Sdis de Pas-De-Calais H/F - Services départementaux d'incendie et de secours

L'assistant(e) des affaires juridiques réalise l'appui administratif du service conseil juridique. Il/elle réalise le secrétariat et des tâches administratives variées. Il/elle prépare des dossiers juridiques et assure le suivi des formalités administratives.

Mission(s) principale(s) :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique ;

- Préparer, rédiger et éditer des documents :
o Rédiger les convocations et les transmettre avec les pièces du dossier aux membres du conseil de discipline ;
o Rédiger les comptes rendus des séances des commissions de traitement des signalements et du comité décisionnel de traitement des signalements ;
o Rédiger les courriers à destination des agents relatifs à la gestion des signalements ;

- Préparer et assurer le suivi de dossiers juridiques :
o Constituer les dossiers disciplinaires ;
o Rédiger les arrêtés portant sanction disciplinaire ;
o Rédiger et rendre exécutoire les délégations de signature ;

- Gérer l'organisation administrative et matérielle des conseils de discipline, des commissions de traitement des signalements et du comité décisionnel de traitement des signalements ;

- Gérer une documentation juridique (papier ou numérique) :
o Consulter les sources de veille juridique ;
o Etablir le document de veille juridique ;

- Renseigner les tableaux de suivi et mettre à jour les bases de données ;

- Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage des documents :
o Gérer la GED des conventions.

Mission(s) secondaire(s)
- Assurer la gestion du courrier (collecte, enregistrement et répartition) du groupement ;
- Assurer des missions de secrétariat pour les services du groupement.

Savoirs
- Connaissance de l'organisation du fonctionnement et des documents règlementaires du SDIS 62 ;
- Droits public et administratif ;
- Procédures de gestion et d'instruction administrative ;
- Techniques rédactionnelles des écrits administratifs ;
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité ;
- Techniques de communication ;
- Techniques rédactionnelles juridiques ;
- Techniques d'organisation et de planification ;
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi ;
- Règles de classement et d'archivage ;
- Bureautique et outils collaboratifs.

Savoir-faire
- Recevoir et orienter les demandes vers l'interlocuteur(rice) ou le service compétent ;
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur (rice);
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
- Suivre les délais et gérer les échéances ;
- Préparer et suivre les dossiers spécifiques en concertation avec les cadres ;
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus...) ;
- Rédiger des actes administratifs divers ;
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations ;
- Elaborer, renseigner et mettre à jour des tableaux de bord ;
- Contrôler et fiabiliser ses données ;
- Gérer et suivre les flux de parapheurs ;
- Trier, classer et archiver des documents.

Qualités et aptitudes :
- Sens de l'organisation ;
- Capacité à gérer les priorités ;
- Disponibilité ;
- Réactivité ;
- Réserve et discrétion professionnelle ;
- Sens de la confidentialité ;
- Sens du service public ;
- Sens relationnel, sens du dialogue et de l'écoute ;
- Rigueur.