Assistant-Gestionnaire - Sdis de l'Essonne H/F - Services départementaux d'incendie et de secours

Sous la responsabilité de la Cheffe du service commande publique, vous assurez l'activité administrative du groupement finances et commande publique et du service commande publique et contribuez à la sécurité juridique de l'Etablissement.
Vous êtes polyvalent(e) avec l'assistante-gestionnaire du service budget finances.

Activité administrative

- Gestion de l'agenda, des rendez-vous, des plannings des réunions et des absences des cadres,
- Prise de notes, rédaction, saisie et mise en forme de divers documents (notes, courriers, compte-rendus...),
- Classement et archivage.

Missions spécifiques du service

- Organisation des différentes instances : commissions d'appel d'offres (CAO), commission interne des marchés de travaux (CIMT), jurys de concours ; suivi du calendrier, convocation des participants, préparation des dossiers présentés en séance et organisation logistique,
- Rédaction des arrêtés de CAO/CIMT avec l'appui de la Cheffe du service commande publique,
- Transmission au contrôle de légalité des dossiers de marchés publics et des avenants,
- Dépose des différents documents et actes relatifs aux marchés publics sur le parapheur électronique et transmission de ceux-ci aux destinataires,
- Suivi du dépôt des documents règlementaires par les titulaires des marchés publics sur la plateforme
E-attestations et relance, le cas échéant,
- Mise en ligne du formulaire de retour d'expérience à destination des entreprises qui ont retiré le dossier de consultation des entreprises (DCE) mais n'ayant pas déposé d'offre ; recensement des réponses,
- Mise à jour des tableaux de bord de procédures de marchés publics pour le suivi d'indicateurs d'activité,
- Participation, en appui de la cheffe du service, à l'élaboration des documents de préparation aux réunions de suivi de programmation,
- Téléchargement des preuves des dossiers de marchés publics terminés,
- Suivi du budget du service,
- Correspondant petites et moyennes entreprises (PME) pour le Sdis dans le cadre de la charte Relations Fournisseurs et Achats Responsables (RFAR).

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Missions spécifiques du groupement

- Activité en binôme avec l'assistante-gestionnaire du service budget finances dans le domaine de l'assistance administrative au groupement : gestion du courrier, gestion des parapheurs; recensement des congés et des formations et mise à jour du logiciel temps de travail.

Niveau de formation 3 à 4 (CAP, BEP à baccalauréat).

Expérience minimum de trois années dans un poste similaire.

Compétences requises

- Connaissance des marchés publics et du statut de la fonction publique territoriale,
- Connaissance générale des SDIS appréciée,
- Qualités rédactionnelles,
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Internet, CIRIL apprécié),
- Connaissances financières et budgétaires.

Qualités attendues

- Capacités organisationnelles,
- Synthèse, rigueur,
- Ecoute et sens du travail en équipe,
- Capacité d'adaptation,
- Réactivité,
- Discrétion.