Assistant Administratif H/F - CBRE GWS FRANCE

Fort de 100 000 salariés, 462 bureaux dans le monde et plus de 1500 collaborateurs en France, le groupe CBRE est le leader mondial du conseil en immobilier d'entreprise.

Global Workplace Solutions (GWS), filiale CBRE, est l'un des acteurs majeurs du Facility Management au niveau international, mais aussi en France. Nous travaillons pour des clients prestigieux et leur délivrons des prestations multi techniques et multi services afin d'assurer une gestion efficace et pérenne de leurs services généraux.

CBRE GWS France traite ainsi toutes les facettes de la gestion des installations, en utilisant un modèle mixte qui combine des services directs et des sous-traitants spécialisés.Rattaché au Responsable de Site, l'assistant administratif apporte son support en réalisant diverses tâches administratives et en maintenant le contact avec le client et les fournisseurs.

Il/elle est amené à intervenir auprès des fournisseurs, en garantissant la qualité des services délivrés, sous délégation des coordinateurs et/ou du responsable du site.

Il/elle est force de proposition et garant d'une recherche d'amélioration permanente. Effectuer différentes tâches administratives telles que la tenue des dossiers, le classement, le traitement du courrier entrant, le suivi des stocks de fournitures de bureau.

- Gérer les demandes clients via l'outil de communication et de tickets mis en place
- Suivre les requêtes et les interventions techniques par l'intermédiaire de l'outil de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur.
- Réaliser des commandes fournisseurs et demander des créations fournisseurs dans la base fournisseurs.
- Assurer les contacts avec les fournisseurs pour le suivi des commandes et de la facturation.
- Réaliser un bilan financier mensuel avec le responsable de site.
- Planifier, coordonner et gérer de petits projets type événementiel ou déménagement
- Suivre les préventions d'urgence requises, et les contrôles opérationnels.
- Gérer le classement administratif concernant les commandes fournisseurs et clients, les contrôles règlementaires.
- Être la première personne de contact en face à face ainsi qu'au téléphone, pour l'équipe CBRE du site en assurant une image professionnelle face aux clients et visiteurs.
- Maintenir un contact régulier avec tous les fournisseurs partenaires afin de s'assurer que le service soit régulier.
- Assurer le support administratif sur la flotte auto : contraventions, livraisons/restitutions, gestion des sinistres, traitement des demandes des conducteurs (pneus, VDR, etc...)
- Assurer le suivi administratif du site : courriers, mise à jour des procédures, etc...
- Assurer des opérations courantes de gestion des Ressources Humaines : attribution et gestion des tickets restaurants, gestion des visites médicales (prise de RDV, convocation et tenue à jour de l'état des lieu)

- Bac +2 type BTS ou BUT
- Spécialité Assistanat de Direction, Gestion PME/PMI, Gestion des Entreprises (GEA)
- 3 ans d'expérience minimum sur un poste similaire
- Expérience en facility management ou avec des profils techniques