Charge·e de Formation H/F - Business K Concept

Le chargé de formation H/F est une véritable interface entre les stagiaires et l'équipe de Business K Concept, l'Assistant(e) de formation prend en charge et s'assure de la bonne gestion administrative des dossiers des stagiaires, des formateurs et du bon déroulement des formations dont il/elle a la charge.

Pour cela, le chargé de formation H/F devra avoir déjà eu une expérience dans un centre de formation et idéalement être à l'aise avec Chorus, Dokelio, Kairos et Qualiopi.
Voici ses missions:

ACCUEIL :

- Assure un accueil téléphonique et physique
- Renseigne sur l'offre de formation et les conditions d'accès
- Analyse et transmet les messages si l'interlocuteur ne peut être joint

SUIVI ADMINISTRATIF DES FORMATIONS :

1/ Formations POEI et POEC
- Collabore à la réponse client (données administratives)
- Participe en cas d'accord à la mise en oeuvre et au bon déroulement de l'action
- Assure son suivi en fonction des spécificités et contraintes

2 / Préparation et ouverture d'une formation
- Etablit les dossiers administratifs des stagiaires, assure leur suivi et archivage
- Elabore et transmet les documents obligatoirement liés au parcours du stagiaire (contrats, conventions, convocations, livret d'accueil, attestations etc.)
- Renseigne les informations sur le logiciel Kairos, DIGIFORMA
- Etablit et assure la transmission des documents concernant les formateurs (lettres d'engagement, autorisations de cumul, fiches d'émargements, etc)
- Participe à l'ouverture de la formation
- Prépare et participe aux réunions d'ouverture et de clôture

3/Suivi de la formation
- Effectue le suivi des présences et transmets les éléments aux différents financeurs (OPCO, France Travail)
- Si nécessaire, prépare les conventions de stage en entreprise
- Prépare les conventions et assure la saisie dans DIGIFORMA

4/ Fin de formation
- Etablit les attestations de fin de formation, relevés d'acquis, diplômes
- Procède au classement et à l'archivage des dossiers de la formation et des candidats, adapté au contexte spécifique de BK

GESTION FINANCIERE

- Elabore la fiche financière de l'action
- Assure la saisie des éléments financiers dans kairos, DIGIFORMA (conventionnement)
- Prépare et transmet les éléments nécessaires à la facturation sur CHORUS PRO (contrats, conventions, relevés d'heures etc.)
- Etablit si nécessaire les bilans financiers des actions
- Assure le suivi des règlements pour les stagiaires individuels payants et effectue les relances de premier niveau
- Suivi de la facturation sur tableau excel

Experience: 6 Mois

Compétences: DOKELIO,QUALIOPI,CHORUS,KAIROS

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.