Assistant Administratif Collège et Lycée H/F - College Prive Villebois Mareuil

L'ensemble scolaire Saint Carlo Acutis, situé à Montaigu-Vendée, recherche un assistant administratif pour un temps partiel en collège et lycée (homme ou femme).
Sous tutelle diocésaine, l'ensemble scolaire, regroupe en multisites, une école, un collège, un LGT, un lycée professionnel et un pôle d'enseignement supérieur. L'ensemble compte 1884 apprenants.
Impliqué et sachant travailler en équipe, vous croyez dans l'importance de la mission éducative de l'Enseignement Catholique. Vous êtes un bon communiquant et savez travailler en équipe. Capable de proposer et de prendre des initiatives, vous assurez un temps d'accueil physique et téléphonique au collège et lycée et assistez les deux assistantes de direction.
Missions principales
Accueil physique et téléphonique sur le collège et le lycée (60%)
Secrétariat pédagogique, relations avec les familles et élèves du collège et lycée (40%)

Accueil physique et téléphonique sur le collège et le lycée
-Assurer l'accueil des visiteurs extérieurs selon les protocoles établis
-Assurer l'accueil téléphonique, transférer les appels, prendre les messages
Secrétariat pédagogique, relations avec les familles et élèves (En lien avec les assistantes de direction)
-Assurer la gestion administrative des élèves (Inscriptions, réinscriptions, démissions, gestion des dossiers de bourse des élèves, inscription des élèves aux examens, procédures d'orientation des élèves, ...) en respectant les procédures du rectorat.
-Etablir, suivre, mettre à jour des dossiers administratifs (relevés de notes, livrets scolaires...) selon les procédures internes (délais impartis, outils dédiés...).
-Soutenir l'organisation logistique du pôle pédagogique et des évènements qui lui sont attachés (rentrée scolaire, rencontres parents-professeurs, examens, équipes éducative et ESS .)

Profil recherché : H/F
Expérience : vous avez une expérience dans le domaine administratif, et si possible en établissement scolaire (Charlemagne et Ecole Directe). Vous êtes capables de prendre des initiatives permettant l'amélioration continue. En lien étroit avec les assistantes de direction, vous êtes facilitateur au quotidien des relations intra et inter-établissements.
Relationnel : reconnu pour votre relationnel de qualité, vous appréciez le travail en équipe. Dynamique, souriant, organisé, vous aurez le gout du terrain, de la relation.
Conditions
Statut : CDD temps partiel. 3 mois renouvelables.
Date d'embauche : Dès que possible
La maîtrise des modules Charlemagne et Ecole Directe est un plus.
Expérience attendue en qualité d'assistante administrative. Niveau d'étude : Bac +2
Vous êtes rigoureux. Vous savez anticiper, informer, rendre compte et alerter. Vous faites preuve de discrétion, de disponibilité, de réactivité.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Règles d'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement secondaire général

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.