Assistant Administratif et Commercial - Assistante Administrative et Commerciale H/F - Ad Radiocoms

Nous recrutons un(e) assistant(e) administratif(ive) & commercial(e) pour notre agence de Montbonnot.
En lien avec le gérant, sous son autorité directe. En lien avec les pôles commercial, technique et communication.
Ce poste concerne aussi notre 2ème agence située à Tallende près de Clermont-Ferrand.

MISSION PRINCIPALE :
L'assistant(e) administratif(ive) et commercial(e) est un élément essentiel dans notre entreprise. Sa mission est avant tout centrée sur la gestion des tâches administratives et logistiques.
Elle / Il est en lien permanent avec l'équipe, les clients, les fournisseurs et les différents prestataires avec qui nous collaborons au quotidien.
C'est un poste complet qui regroupe tant des missions administratives, comptables, logistiques, sociales, techniques, commerciales que juridiques (listes non exhaustives), qui nécessite :
- D'être rigoureux(euse) et précis(e)
- D'être ultra organisé(e)
- De faire preuve d'une grande adaptabilité
- D'être capable de définir et de hiérarchiser les priorités de la journée, semaine, mois, année
- D'être curieux(euse)
- De faire preuve d'autonomie
- D'avoir l'esprit d'équipe
- D'avoir le sens du client et du service
- De disposer de compétences rédactionnelles

MISSIONS ADMINISTRATIVES :
- Traitement des mails et courriers divers
- Facturation des clients et relances (ERP : Kpulse)
- Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects
- Gestion des facture Chorus Pro et autres plateformes spécifiques
- Gestion et facturation des abonnements clients (LTE, Starlink)
- Classement et archivage
- Gestion des locations (ERP : Rentman)
- Rédaction et envoi des contrats de location et de prêt
- Rédaction des CR de réunions
- Gestion du planning
- Suivi des véhicules
- Commandes fournisseurs
- Rédaction de plans de prévention, dossiers techniques
- Suivi des commandes (rapprochement CDE / BL / reliquats / factures)

MISSIONS COMPTABLES (en lien avec notre service comptable externalisé) :
- Rapprochements bancaires (factures de vente et d'achat)
- Transmission des justificatifs des entrées et des sorties financières
- Saisie et suivi des immobilisations
- Inventaire
- Suivi et optimisation de la trésorerie
- Règlements fournisseurs
- Paiements des salaires
- Transmission des éléments pour le bilan annuel

MISSIONS SOCIALES (en lien avec notre service social externalisé) :
- Gestion administrative des salariés (contrats, notes de frais, absences, visite médicale, formations)
- Calcul des commissions des commerciaux
- Transmission mensuelle des éléments de salaire
- Mise à jour du DUERP

MISSIONS TECHNIQUES (en lien avec l'équipe et les fournisseurs) :
- Suivi des SAV
- Tests premier niveau de matériel
- Être capable de renseigner un client sur un produit (premier niveau)

MISSIONS COMMERCIALES :
- Accueillir au téléphone et à l'agence
- Etablir des devis et des bons de commande
- Effectuer des ventes additionnelles
- Conseiller les clients
- Fidéliser notre clientèle
- Savoir gérer une réclamation
- Savoir négocier (délai, tarif, marge)
- Participer aux salons ponctuellement

MISSIONS JURIDIQUES (en lien avec notre service juridique externalisé, nos cabinets d'avocats, CCI, etc.) :
- Savoir se renseigner et mobiliser la personne compétente en cas de litige
- Règlementation du commerce international (TVA, Incoterms, carnet ATA, autres opérations douanières et de transports)

COMPETENCES REQUISES :
- Maîtrise des outils informatiques (internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
- Utilisation de systèmes de gestion de base de données (ERP)
- La connaissance des processus administratifs et comptables

PROFIL RECHERCHE :
BTS assistant(e) de gestion PME-PMI ou similaire.
Expérience professionnelle minimum d'un an sur un poste similaire.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Connaissance des normes de service client,Gestion des commandes et des stocks,Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),Réglementation du commerce international (Incoterms, ...),Techniques de communication interpersonnelle,Techniques de gestion administrative,Utilisation de systèmes de gestion de base de données,Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires,Assurer le respect des délais de livraison,Assurer les relations et le suivi avec les différentes parties prenantes du projet (sous-traitants, fournisseurs, clients finaux, collectivités, opérateurs),Assurer le suivi post-vente,Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients,Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Définir et hiérarchiser les priorités en fonction des objectifs fixés,Développer et fidéliser la relation client,Développer l'esprit d'équipe,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Favoriser l'entente, la collaboration,Gérer le personnel (pointages, notes de frais, suivi des formations),Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur,Gérer les crises et les urgences commerciales,Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Gérer les interactions en face-à-face : accueil des visiteurs et déplacements occasionnels,Gérer les réclamations de manière efficace,Négocier des contrats avec des fournisseurs,Optimiser la gestion des stocks et des ressources,Optimiser le parcours client,Participer à des projets transverses et mettre à disposition ses compétences techniques et de sa connaissance des clients,Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) de composants et d'équipements électroniques et de télécommunication

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).