Adjoint en Gestion Administrative H/F - Aix Marseille Université

'Université du Temps Libre, UTL, service commun d'Aix Marseille Université, a pour mission générale de diffuser et de transmettre des savoirs, des connaissances et de la culture scientifique à travers des programmes d'enseignement non diplômants, sans condition de diplôme et ouverts à tous. Elle est également un outil de valorisation et de rayonnement de la recherche universitaire et du territoire.
L'UTL accueille du public sur deux sites : à Aix-en-Provence au Cube sur le Campus Schuman et à Marseille au coeur du centre-ville, qui présentent chacun chaque année une centaine de programmes d'enseignement ainsi qu'un programme annuel de conférences. ( https://utl.univ-amu.fr/fr )
Le poste de chargé de mission administrative est à pourvoir à Aix en Provence ; l'équipe en place se compose de 2 agents qui accueille et accompagne 15000 personnes par an.Activités principales :

- Exécuter des actes administratifs et de gestion courante, et les tâches habituelles de secrétariat de la scolarité pédagogique et administratif
- Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au bon fonctionnement de la structure: accueil téléphonique, accueil physique (public, enseignants...), mails ...courrier
- Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes: inscription des adhérents, installation et suivi du matériel pédagogique,
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...) et diffuser
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (Apogée ...), élaboration de statistiques
- Assistance à l'équipe: élaboration des plannings d'intervention, collecte et mise en forme des contenus de cours, organisation de réunions ....
- Participer aux campagnes d'inscription et évènements organisés
- Planning des salles, tenue des absences
- Classer et archiver des documents
- Appliquer et respecter la réglementation imposée
- Appui technique: site web, tableaux d'affichage et télédiffusion

Positionnement hiérarchique :

Aux côtés de l'équipe UTL site d'Aix en Provence, et en articulation étroite avec la coordinatrice du site et la direction à Marseille.

Connaissances et savoirs:

Très bonne maîtrise de l'outil informatique général et de l'élaboration de documents
Techniques d'accueil (téléphonique, physique) et relationnel
Très bonne maîtrise de la langue française
Travailler en équipe
Polyvalence

Savoir-faire :

Accueillir
Suivre
Rédiger
Classer
Rendre compte
Utiliser les logiciels spécifiques, notamment APOGEE et les outils bureautiques

Savoir-être:

Sens de l'accueil et de l'écoute
Autonomie et disponibilité
Rigueur et réactivité
Sens de l'organisation
Adaptabilité et curiosité
Esprit d'équipe et capacité d'adaptation