Agent Administratif Polyvalent - Villefranche-Sur-Saône H/F - Communes

Au sein de la Direction de l'Accueil & Relation Public, la personne en charge de ces missions assure le bon fonctionnement des services administratifs, en garantissant la circulation efficace de l'information, le suivi du courrier et des objets, ainsi que l'administration des outils métiers. Elle participe également à des actions ponctuelles de soutien et de coordination.

Assurer la collecte, la distribution en interne des courriers et colis et l'affranchissement
- Réception, ouverture, tri du courrier entrant, enregistrement des colis
- Ventilation du courrier par direction
- Distribution et la récupération du courrier des différentes directions
- Assurer le suivi du courrier (recommandés, lettres suivies, colis...)
- Affranchissement, expédition du courrier sortant, remplissage des tableaux des bords de suivi

Assurer le traitement de la boite mail ****@****.**
- Ventilation des mails réceptionnés sur la boite générique auprès des directions
- Réponse à certains mails identifiés

Suivre et gérer les objets trouvés
- Réception des objets trouvés et enregistrement dans le logiciel de suivi
- Remise des objets perdus, en lien avec la personne en charge de la mission, et mise à jour du logiciel de suivi
- Identification de la personne propriétaire de l'objet et prise de contact quand cela est possible
- Liens avec les partenaires : établissements scolaires, SNCF, SYTRAL, police nationale...
- Gestion des stocks et liens avec le CCAS et les partenaires pour les remises d'objets

Administrer les logiciels en lien avec les métiers de la direction
- Participer à l'administration, au paramétrage et au suivi des outils métiers
- Participer à la mise en oeuvre, au suivi et à la formation des utilisateurs des outils métiers
- Assurer une veille sur les évolutions et garantir une documentation des procédures associées
- Organiser, si besoin, des formations ou des sessions d'information pour les agents sur les nouveaux outils ou procédures et produire des supports de réunion ou de communication interne (présentations PowerPoint, documents divers)
- Participer à des projets transversaux

Missions ponctuelles
- Distribution possible en boites aux lettres de communications communales
- Récupération du matériel électoral en préfecture de Lyon
- Soutien à l'équipe d'accueil : standard téléphonique

Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
Connaissance des outils bureautiques
Administration fonctionnelle de premier niveau
Utilisation de logiciels métier
Utilisation d'une machine à affranchir
Gestion des urgences et priorisation des missions
Mettre en forme et produire des supports administratifs
Sens de l'organisation / Rigueur / Curiosité / Réactivité / Capacité d'adaptation / Travail en équipe / Autonomie