Cheffe d'Équipe Pôle Accueil - Ccas de Bethune H/F - Centres communaux d'Action Sociale

Sous l'autorité du directeur du CCAS, le/la chef(fe) d'équipe accueil organise et structure l'accueil des usagers (flux physiques et téléphoniques), coordonne l'activité de son équipe et contribue à l'amélioration de la qualité du service rendu. Il/elle assure également un appui administratif et organisationnel à la direction, favorise la transversalité entre les pôles du CCAS et pilote la gestion administrative du Conseil d'Administration.

1. Gestion de l'accueil et du parcours de l'usager
- Organiser et superviser l'accueil physique et téléphonique des usagers.
- Garantir la qualité de l'accueil et la bonne orientation des publics, parfois fragilisés.
- Favoriser la communication entre les pôles et l'harmonisation des pratiques en faveur du parcours usager.
- Encadrer et accompagner les agents du pôle accueil dans l'organisation du travail quotidien.
- Participer à l'accueil des nouveaux agents et stagiaires (démarches administratives, intégration, droits informatiques).

2. Appui à la direction
- Assurer un appui administratif et organisationnel permanent au directeur (circulation de l'information, suivi des dossiers).
- Organiser les réunions internes et externes, les rendez-vous et déplacements (planification, logistique, coordination).
- Rédiger et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et supports de présentation.
- Suivre les projets transversaux et contribuer à l'optimisation des processus internes.
- Élaborer et actualiser des tableaux de bord, indicateurs et bilans d'activité.
- Assurer l'interface entre la direction, les équipes, les partenaires institutionnels et associatifs.
- Coordination d'actions transversales : harmonisation des initiatives entre services, gestion des interactions et suivi des délais.
- Gestion des partenariats et conventions : suivi des engagements, reporting des collaborations et maintien de relations régulières avec les interlocuteurs clés.

3. Gestion du Conseil d'Administration
- Préparer et envoyer les convocations dans le respect des délais légaux et statutaires.
- Préparer et transmettre les dossiers aux administrateurs (documents de travail, bilans, comptes rendus).
- Mettre à jour et suivre le calendrier annuel des réunions.
- Gérer l'envoi des invitations aux événements destinés aux membres du CA (manifestations officielles, repas des aînés, etc.).
- Accompagner les cheffes d'équipes dans la dématérialisation des actes administratifs.

Savoirs
- Connaissance du statut de la fonction publique et du fonctionnement des collectivités/CCAS.
- Connaissance des politiques d'action sociale et des dispositifs associés.
- Bonne maîtrise de l'outil informatique (Office 365, logiciels métiers).
- Connaissance de la réglementation relative à la gestion administrative d'un établissement (CASF, procédures).
Savoir-faire
- Organiser, planifier et prioriser les activités.
- S'adapter à des demandes variées, émanant de publics parfois fragilisés.
- Développer et entretenir des relations partenariales.
- Produire, analyser et présenter des données statistiques.
- Garantir un relais efficace entre la direction, les équipes et les partenaires.
Savoir-être
- Sens du service public et des responsabilités.
- Qualités relationnelles et capacité d'adaptation.
- Rigueur et fiabilité professionnelle.
- Esprit d'équipe et aptitude au travail en réseau.
- Force de proposition, sens de l'initiative.
- Respect de l'éthique et de la déontologie.

Environnement de travail
- Expérience souhaitée dans le domaine social et en management d'équipe.
- Travail de bureau (poste informatique, téléphone, logiciels métiers).
- Contact régulier avec le public en situation de précarité.
- Horaires réguliers, avec amplitude variable selon les besoins du service public.