Agent d'Accueil DRH Direction des Ressources Humaines - Commune d'Aubagne H/F - Communes

Relation avec l'ensemble des services municipaux.

Accueil général de la Direction en lien étroit avec l'autre agent d'accueil :
- Accueil visiteurs en fonction des horaires d'ouverture au public et orientation des agents vers le service ou l'interlocuteur concerné;
- Centralisation des appels téléphoniques, prendre les messages et rediriger les communications;
- Être en mesure d'intervenir sur d'autres secteurs ou en renfort ponctuel de la Direction.

Transmission des actes administratifs produits par les services Gestion du Personnel et Finances et Carrières :
- Enregistrement sur Excel les arrêtés individuels portant sur la carrière des agents et/ou leur position administrative, ainsi que les courriers de notification et tout le courrier sortant de la DRH;
- Préparation des parapheurs et suivi (mise à la signature de Monsieur le Maire, retour de l'Hôtel de Ville..). Transmettre les actes signés en Préfecture et au Trésor Public;
- Notification des actes aux agents;
- Procéder à l'archivage des actes.

Missions complémentaires :
- Référent (e) du Registre Sécurité pour la DRH;
- Veiller à présenter un espace agréable et accueillant de la DRH et gérez la documentation des espaces d'accueil;
- Assurer les commandes de fournitures et de matériel de bureau.

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
Savoir :

- Connaissances des métiers de la fonction publique territoriale.

Savoir-faire :
- Maitrise des outils de bureautiques.

Savoir être :
- Organisation et méthode;
- Sens de l'écoute, de l'accueil et du conseil;
- Réserve et discrétion;
- Sens du travail en équipe;
- Maîtrise des outils bureautiques;
- Autonomie et capacité d'initiative;
- Gestion en parallèle de nombreux dossiers;
- Temps de travail et gestion des congés à organiser avec votre binôme.