Assistant de Direction en Charge du Centre Technique Municipal - Mairie de Mouvaux H/F - Communes

- Sous l'autorité du : Directeur de pôle Qualité urbaine et Développement du Patrimoine.

Missions :

- Assister la Direction des Services Techniques et plus particulièrement les cadres du service bâtiment et des espaces verts dans les tâches administratives
- Organisation et planification des réunions des cadres de la direction
- Assistance à l'organisation et planification de l'activité des régies bâtiments et voirie
- Etablissement des bons de commandes de la direction
- Accueil téléphonique et physique
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Gestion du courrier des cadres de la direction
- Instruction des dossiers et application des procédures administratives en lien avec l'occupation du domaine public
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Suivi des projets et activités de la direction
- Recherche et diffusion d'informations
- Accueil au sein du CTM
- Gestion divers dossiers : EPI, clefs, réception des livraisons, ...

Compétences ou connaissances souhaitées :

- Organisation et fonctionnement des services d'une commune
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Logiciel de bureautique et progiciels de gestion (ciril, fluxnet,diva,...)
- Notions des procédures et règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
- Expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Principes rédactionnels du compte-rendu

Dimension Humaine :
- Contribuer à l'Esprit d'équipe
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
- Faciliter le traitement des tâches et doléances avec sens du relationnel et de la diplomatie
- Réagir avec promptitude
- Appliquer son devoir de réserve, discrétion professionnelle (service), secret professionnel (RGPD)

Dimension Environnement :
- Coordination régulière avec les autres assistant(e)s situé(e)s en Mairie

Dimension Technique :
- Accueillir et renseigner les administrés, les fournisseurs, les entreprises, les agents municipaux
- Assister les cadres du CTM dans les tâches administratives :
- Créer et traiter les fiches d'intervention (GIPI, PRELOC,...)
- Préparer les courriers, tableaux, présentations, notes, ...
- Enregistrer la main d'oeuvre après contrôle des techniciens, relevé des HS/HR mensuelles
- Saisir et gérer des bons de commandes du CTM sous logiciel CIRIL
- Contrôle et validation des factures - fournitures
- Relever mensuellement les kilométrages des véhicules municipaux
- Gérer les prêts des clés des bâtiments communaux
- Gérer les achats annuels et ponctuels des Equipements de protection individuelle du pôle
- Contrôler les livraisons des commandes arrivant au CTM
- Suppléance de l'assistante située en Mairie

Dimension Economique :
- Assister les demandes de devis /rédiger les Bons de commande, réceptionner les bons de livraison
- Gérer le budget EPI, clefs pour le pôle