Adjoint au Responsable du Service Accueil - Courrier - Médiation Numérique et Responsable Du... H/F - Communes

Simplifier le parcours administratif du public avec une gestion du courrier plus rapide et effic...

Sous l'autorité hiérarchique du responsable de service, vous encadrez les 3 agents qui composent le pôle courrier et vous pilotez l'activité. Dans ce cadre, vous êtes garant des flux entrants et sortants et vous intervenez au quotidien dans le traitement du courrier. Vous contribuez par ailleurs à la mise en oeuvre de la stratégie publique en lien avec toutes les activités du service (accueil et médiation numérique) notamment en participant à son bon fonctionnement et au pilotage global de ses ressources.

Vos journées sont rythmées par différentes activités telles que :
- Contribuer à l'animation de l'équipe en mettant en oeuvre l'ensemble des dispositifs de management individuel et collectif
- Veiller à la mise à jour et au respect des procédures de gestion du courrier
- Gérer, avec les agents, les flux des courriers dématérialisés et matérialisés (numérisation et enregistrement)
- Gérer, avec les deux agents en charge, la gestion des courriers matérialisés (N'habite pas à l'adresse indiquée (NPAI), Plis Non Distribuables (PND), etc.
- Assurer le suivi de l'activité (tableaux de bord, statistiques, bilans, etc.)
- Préparer et suivre le budget du pôle courrier en optimisant des dépenses dans le cadre d'une recherche permanente de solutions efficientes
- Assurer le suivi des contrats du service, des consommables et des machines
- Participer au développement des dispositifs de concertation avec les différents partenaires

Vous pouvez ponctuellement intervenir en renfort sur les activités relatives au courrier matérialisé (mises sous plis, affranchissement, permanences, etc.).

Particularité du poste :
37h30 par semaine soit 7h30 par jour sur une amplitude horaire de 8h15 à 17h30.

Diplôme issu de l'enseignement supérieur (Bac +2 à minima)
Connaissance des collectivités territoriales et de leurs champs de compétences respectives
Connaissance des conditions de traitement du courrier et des règles de confidentialité
Maitrise de l'outil informatique
Connaissance des logiciels métiers comme ELISE, HUBEE, MAELIS, MELODIE, MAESTRO, ANTS, SYNBIRD et CIRIL ou curieux d'en apprendre les rouages
Maitrise du mode projet
Aptitude managériale
Capacité à travailler en transversalité avec une équipe pluridisciplinaire
Aisance rédactionnelle et relationnelle
Prise d'initiative, rigueur, autonomie et organisation

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